Usajili wa VAT nchini Kenya: Mwongozo Kamili wa 2026
Usajili wa VAT kwa kawaida unahitajika unapotoa au kutarajia kutoa bidhaa au huduma zinazotozwa VAT zenye thamani ya KES 5 milioni au zaidi katika kipindi chochote cha miezi 12 mfululizo; bidhaa zilizosamehewa hazihesabiwi kwenye kiwango hiki. Hata hivyo, wamiliki wengi wa biashara nchini Kenya huchelewesha usajili, bila kujua kwamba adhabu za kutotii sheria zinaweza kuzidi kwa mbali juhudi za kujiandikisha.
Iwe wewe ni muuzaji wa rejareja anayekua, mtengenezaji, mtoa huduma, au biashara ya kidijitali ya kigeni inayouza kwa wateja wa Kenya, mwongozo huu unakuelekeza katika kila kitu unachohitaji kujua kuhusu VAT nchini Kenya: nani anayepaswa kujiandikisha, viwango tofauti vya VAT, hatua kwa hatua za usajili kupitia iTax, majukumu yako baada ya usajili, na jinsi ya kuepuka adhabu zenye gharama kubwa.
1. VAT ni Nini na Ni Nani Anayepaswa Kujisajili?
VAT (kodi ya ongezeko la thamani) ni kodi ya matumizi inayotozwa kwa usambazaji wa bidhaa na huduma nchini Kenya. Inasimamiwa na Kenya Revenue Authority (KRA) kupitia mfumo wa iTax na inaongozwa na Sheria ya VAT ya 2013 (VAT Act, 2013).
Usajili wa VAT ni wa lazima kwa wafuatao:
- Watu wanaotoa au kutarajia kutoa taxable supplies zenye thamani ya KES 5 milioni au zaidi katika kipindi chochote cha miezi 12 mfululizo — jisajili ndani ya siku 30 baada ya kuwajibika; kipimo ni taxable supplies, si mauzo ya jumla ya biashara
- Usajili wa hiari — watu ambao taxable supplies zao ziko chini ya kiwango hiki wanaweza kuomba usajili wa hiari kwa masharti ya KRA. Hii inaweza kuwa na manufaa ikiwa unataka kudai input VAT kwenye ununuzi wa biashara yako
- Biashara za kigeni zinazotoa huduma za kidijitali, huduma za utiririshaji (streaming), programu (apps), au matangazo ya mtandaoni kwa watumiaji wa Kenya lazima pia zijisajili kwa VAT, bila kujali eneo lao halisi lilipo
2. Viwango vya VAT nchini Kenya
Kenya inatumia viwango tofauti vya VAT kulingana na aina ya bidhaa au huduma zinazotolewa. Kuelewa ni kiwango gani kinachotumika kwa bidhaa zako ni muhimu sana kwa utoaji sahihi wa ankara na uzingatiaji wa sheria.
| Kiwango | Kategoria | Mifano |
|---|---|---|
| Kiwango cha Kawaida 16% | Bidhaa na huduma nyingi | Vifaa vya kielektroniki, samani, nguo, huduma za kitaalamu, vyakula vya mikahawani, magari, vifaa vya ujenzi |
| Sifuri 0% | Bidhaa zinazosafirishwa nje ya nchi na bidhaa muhimu | Bidhaa zinazosafirishwa nje ya nchi, usafiri wa kimataifa, baadhi ya bidhaa za chakula (unga wa mahindi, maziwa, mkate), mbolea za kilimo, dawa za kuandikiwa na daktari |
| Zilizosamehewa (Exempt) | Huduma na bidhaa zisizotozwa VAT | Mapato ya riba, ada za bima, ada za elimu, huduma za afya/matibabu, mazao ya chakula yasiyosindikwa, kodi ya pango kwa majengo ya makazi |
3. Jinsi ya Kujisajili kwa VAT kupitia iTax
Usajili wa VAT unafanywa mtandaoni kikamilifu kupitia mfumo wa KRA iTax. Huu hapa ni mchakato wa hatua kwa hatua:
- Ingia kwenye iTax — Tembelea itax.kra.go.ke na uingie kwa kutumia KRA PIN yako na nenosiri. Ikiwa huna KRA PIN, lazima ujiandikishe kupata moja kwanza.
- Nenda kwenye Sehemu ya Usajili wa VAT — Nenda kwenye Registration → VAT Registration kutoka kwenye menyu ya dashibodi.
- Chagua mfumo wako wa VAT — Chagua kiwango kinachofaa kwa shughuli zako kuu za biashara:
- Kiwango cha kawaida (16%) — bidhaa na huduma nyingi
- Kiwango cha sifuri (0%) — bidhaa zinazosafirishwa nje ya nchi, usafiri wa kimataifa
- Jaza taarifa za biashara — Toa:
- Aina ya biashara yako
- Thamani ya bidhaa au huduma zinazotozwa VAT zilizofanywa au zinazotarajiwa kufanywa katika kipindi chochote kinachoendelea cha miezi 12
- Maelezo ya eneo la biashara (anwani halisi ya eneo, anwani ya posta)
- Taarifa za akaunti ya benki ya biashara
- Pakia hati zinazohitajika — Tazama orodha kamili katika sehemu inayofuata.
- Wasilisha maombi — Kagua taarifa zote kwa uangalifu kabla ya kuwasilisha. Unaweza kufuatilia hali ya maombi yako kutoka kwenye dashibodi yako ya iTax.
- Subiri idhini — KRA kwa kawaida huchakata usajili wa VAT ndani ya siku 1 hadi 10 za kazi. Unaweza kupokea simu au kutembelewa kwenye eneo la biashara kwa ajili ya uhakiki.
- Pokea cheti chako cha VAT — Mara tu kitakapoidhinishwa, cheti chako cha usajili wa VAT kitapatikana kwa ajili ya kupakuliwa kutoka kwenye mfumo wa iTax. Sasa unaweza kuanza kutoza VAT kwenye bidhaa na huduma zinazotozwa kodi.
4. Nyaraka Zinazohitajika
Wakati wa kuomba usajili wa VAT, utahitaji kupakia hati zifuatazo kwenye mfumo wa iTax:
- Cheti cha usajili wa biashara — Cheti cha Kuingizwa Kampuni (Certificate of Incorporation) au Usajili wa Jina la Biashara (Business Name Registration)
- Cheti cha KRA PIN — Cha biashara
- Cheti cha kufuata sheria za kodi (Tax Compliance Certificate) — Ikiwa tayari umesajiliwa kwa kodi nyingine (kodi ya mapato, withholding tax (kodi inayokatwa kwenye chanzo))
- Taarifa ya benki au barua ya utambulisho — Kutoka benki yako, inayoonyesha maelezo ya akaunti ya benki ya biashara
- Mkataba wa upangishaji wa eneo la biashara au uthibitisho wa eneo la biashara
- Hati za utambulisho — Kitambulisho cha Kitaifa (National ID) au pasipoti ya mkurugenzi/wakurugenzi au mmiliki wa biashara
Hakikisha hati zote zimechanganuliwa (scanned) vizuri na kuhifadhiwa katika muundo wa PDF kabla ya kupakia. Hati zisizo wazi au zisizosomeka zinaweza kuchelewesha maombi yako.
5. Majukumu ya VAT Baada ya Usajili
Mara tu unapojisajili kwa ajili ya VAT, una majukumu kadhaa endelevu ya kufuata sheria:
- Toza VAT kwenye bidhaa na huduma zote zinazotozwa kodi — Ongeza kiwango sahihi cha VAT kwenye ankara zote za bidhaa na huduma unazotoa
- Toa ankara za ETR/TIMS — Mauzo yote lazima yarekodiwe kupitia mfumo unaozingatia ETR au TIMS/eTIMS. Risiti zilizoandikwa kwa mkono hazikubaliki kwa madhumuni ya VAT
- Wasilisha marejesho ya kodi ya kila mwezi ya VAT — Marejesho lazima yawasilishwe ifikapo tarehe 20 ya mwezi unaofuata. Kwa mfano, marejesho ya mwezi Januari yanatakiwa kuwasilishwa ifikapo tarehe 20 Februari
- Lipa VAT inayodaiwa — Lipa kiasi halisi cha VAT (output VAT ukitoa input VAT) ifikapo tarehe 20 ya mwezi unaofuata. Ikiwa input VAT inazidi output VAT, unastahili kudai marejesho ya fedha (refund claim)
- Weka kumbukumbu sahihi — Hifadhi ankara zote, risiti, na nyaraka zote zinazohusiana na VAT kwa angalau miaka 5 kama inavyotakiwa na sheria
6. VAT ya Pembejeo — Unachoweza Kudai
Input VAT ni VAT unayolipa kwenye manunuzi na gharama za biashara yako mwenyewe. Kama mtu aliyesajiliwa kwa VAT, unaweza kuikata hii kutoka kwa VAT unayotoza wateja wako (output VAT) na kulipa tofauti hiyo pekee kwa KRA.
Unaweza kudai input VAT kwenye:
- Ununuzi wa bidhaa za kuuza (stock na orodha ya bidhaa) — Bidhaa zilizonunuliwa kwa ajili ya kuuza tena au kusindika
- Mali za biashara — Mitambo, vifaa, kompyuta, samani, magari (kulingana na vizuizi vya kisheria)
- Gharama za uendeshaji — Kodi ya pango, bili za huduma, ada za kitaalamu, masoko, vifaa vya ofisi — mradi vinahusiana na bidhaa/huduma zinazotozwa kodi
- VAT ya uagizaji (Import VAT) — VAT iliyolipwa kwa bidhaa zilizoagizwa kutoka nje ya nchi kwa matumizi ya biashara
Huwezi kudai input VAT kwenye:
- Gharama za burudani — Vyakula, karamu, au burudani kwa wateja (isipokuwa pale ambapo inatozwa wateja)
- Magari — Input VAT kwenye magari ya abiria imewekewa vikwazo isipokuwa kama biashara inajihusisha na uuzaji au ukodishaji wa magari
- Bidhaa/huduma zilizosamehewa kodi (exempt supplies) — Ikiwa unatoa bidhaa au huduma zilizosamehewa kodi, huwezi kudai input VAT inayotokana na bidhaa/huduma hizo
- Ununuzi wa kibinafsi — Bidhaa au huduma zisizotumika kwa madhumuni ya biashara
7. Adhabu za Kutofuata Sheria
KRA inasimamia uzingatiaji wa sheria za VAT kwa ukali sana. Hizi hapa ni adhabu unazokabiliana nazo kwa kutotii sheria:
| Kosa | Adhabu |
|---|---|
| Kukosa kujiandikisha kwa ajili ya VAT | Inategemea kifungu kinachotumika cha Sheria ya Taratibu za Kodi/Sheria ya VAT; thibitisha notisi ya sasa ya KRA |
| Kuchelewa kuwasilisha marejesho ya kodi ya VAT | Angalia adhabu ya sasa ya kuchelewa kuwasilisha kwenye Sheria ya Taratibu za Kodi |
| Kuchelewa kulipa VAT | Adhabu ya 5% ya kodi isiyolipwa + riba rahisi ya 1% kwa mwezi au sehemu ya mwezi |
| Kukosa kutoa ankara ya ETR/TIMS | Sheria ya sasa inaweka adhabu ya 5% ya kodi inayodaiwa au KES 100,000, kiasi chochote kilicho kikubwa, kwa kampuni; kwa mtu binafsi ni 5% au KES 10,000, kiasi kikubwa. Angalia notisi ya sasa ya KRA na sababu za kutotoa ankara. |
| Marejesho yasiyo sahihi au ya uongo | 200% ya kodi iliyokwepwa + uwezekano wa kushtakiwa kijinai |
Zaidi ya adhabu za kifedha, kutotii sheria kunaweza kusababisha ukaguzi (audit) wa KRA, kufungwa kwa biashara, kutaifishwa kwa bidhaa, na hata mashtaka ya jinai kwa ukwepaji mkubwa wa kodi. Kudumisha uzingatiaji mzuri wa sheria pia hurahisisha kupata mikopo ya biashara, zabuni za serikali, na vyeti vya kufuata sheria za kodi (tax compliance certificates).
8. Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara
Je, ninahitaji kujiandikisha kwa VAT ikiwa taxable supplies zangu ziko chini ya KES 5 milioni?
Usajili wa VAT kwa kawaida unahitajika unapotoa au kutarajia kutoa bidhaa au huduma zinazotozwa VAT zenye thamani ya KES 5 milioni au zaidi katika kipindi chochote cha miezi 12 mfululizo. Bidhaa/huduma zilizosamehewa hazihesabiwi kwenye kiwango hiki; masharti maalum yanaweza kutumika. Usajili wa hiari unaweza kupatikana chini ya kiwango hiki. Usajili wa hiari unaweza kuwa na manufaa ikiwa unataka kudai input VAT kwenye ununuzi wa biashara yako.
Je, usajili wa VAT huchukua muda gani nchini Kenya?
Usajili wa VAT kupitia mfumo wa iTax kwa kawaida huchukua siku 1 hadi 10 za kazi. Mara tu unapoidhinishwa, utapokea cheti chako cha usajili wa VAT kielektroniki kupitia mfumo wa iTax. Unaweza kuanza kutoza VAT na kutoa ankara za ETR/TIMS mara moja baada ya kuidhinishwa.
Ni adhabu gani ya kuchelewa kuwasilisha marejesho ya kodi ya VAT?
Kuchelewa kuwasilisha na kuchelewa kulipa ni mambo tofauti. Kagua adhabu ya sasa ya kufaili kwenye Sheria ya Taratibu za Kodi. Kuchelewa kulipa kunatozwa adhabu ya 5% ya kodi isiyolipwa pamoja na riba rahisi ya 1% kwa mwezi au sehemu ya mwezi. Marejesho lazima yawasilishwe ifikapo tarehe 20 ya mwezi unaofuata.
Je, ninaweza kudai input VAT kwenye ununuzi wangu wote wa biashara?
Unaweza kudai input VAT kwenye ununuzi wa biashara ikiwa una ankara halali zilizotolewa kupitia eTIMS. Ankara zisizo za kielektroniki zinaweza kukataliwa isipokuwa muamala uwe na msamaha maalum; vizuizi vingine vya kisheria kama burudani, magari na bidhaa zilizosamehewa bado vinatumika.
Ni tofauti gani iliyopo kati ya bidhaa za kiwango cha sifuri na zilizosamehewa kodi?
Bidhaa au huduma za kiwango cha sifuri (0%) zinajumuisha bidhaa zinazosafirishwa nje ya nchi, usafiri wa kimataifa, na baadhi ya vyakula. Tofauti kuu ni kwamba wasambazaji wa bidhaa za kiwango cha sifuri bado wanaweza kudai input VAT kwenye ununuzi wao. Bidhaa na huduma zilizosamehewa kodi zinajumuisha mapato ya riba, bima, elimu, huduma za afya, na vyakula visivyosindikwa — wasambazaji wa bidhaa zilizosamehewa hawawezi kudai input VAT.
Vyanzo na rekodi ya sasisho
Sasisho la 26 Oktoba 2026: Ilifafanua kizingiti cha KES milioni 5 kwa miezi 12, bidhaa zisizotozwa kodi na adhabu za kuchelewa kuwasilisha.
Pata masasisho
Pata masasishoPata mwongozo unaofuata kwenye kikasha chako.