← Miongozo yote

Usajili wa Wafanyakazi kwa Waajiri wa Kwanza nchini Kenya: Mwongozo Kamili wa 2026

📅 1 Septemba 2026 · ✅ Imethibitishwa: 12 Oktoba 2026 · 📖 Soma dakika 11 · Usajili & Kisheria

Kuajiri mfanyakazi wa kwanza kunahitaji mkataba wa maandishi, usajili wa mwajiri na mfumo wa malipo ya kila mwezi. Weka taratibu hizo kabla ya tarehe za kwanza za kuwasilisha marejesho na kulipa kodi.

Hii ni orodha kamili ya hatua kwa hatua kwa waajiri wa kwanza nchini Kenya: kutoka ofa ya kazi hadi mishahara ya kwanza.

Hatua 1: Tambua Jukumu na Andaa Ofa

Kabla ya kuweka tangazo:

• Tambua jukumu, majukumu, na muundo wa ripoti
• Amua mshahara (lazima ufikie kima cha chini cha kazi na eneo husika)
• Amua: wa kudumu, wa muda, au wa kibarua?
• Andaa barua ya ofa

Kima cha Chini cha Mshahara (2026):

Mfanyakazi wa jumla katika miji (Nairobi, Mombasa, Kisumu, Nakuru, Eldoret): KES 18,047.40/mwezi

Maeneo mengine: KES 9,628.07/mwezi

Viwango vinatofautiana kulingana na kazi. Angalia mwongozo wetu wa Kima cha Chini.

Hatua 2: Fanya Utafutaji wa Wafanyakazi kwa Sheria

• Matangazo ya kazi hayatofautii kwa jinsia, kabila, dini, ulemwenye, au hali ya VVU
• Mahojiano yanapaswa kuwa ya kimuundo na kuhifadhiwa
• Ukaguzi wa marejeleo unapendekezwa
• Fanya ukaguzi wa historia ya mwombaji unaohitajika kwa kazi hiyo pekee, kwa kiwango kinacholingana na jukumu lake. Mweleze unachokagua na uweke kumbukumbu ya msingi halali wa kuchakata taarifa zake chini ya Sheria ya Ulinzi wa Data. Pata ridhaa au idhini pale inapohitajika kwa ukaguzi husika; si kila matumizi ya taarifa za ajira yanayotegemea ridhaa pekee.

Hatua 3: Toa Mkataba wa Ajira wa Maandishi

Mahitaji ya kisheria: Vifungu vya 9–11 vya Employment Act vinahitaji mkataba wa maandishi kwa ajira ya angalau miezi mitatu au kazi maalum inayotarajiwa kuchukua angalau miezi mitatu. Kwa kawaida, maelezo ya maandishi ya masharti ya ajira hutolewa ndani ya miezi miwili baada ya ajira kuanza. Ikiwa, kabla ya muda huo wa miezi miwili kuisha, mfanyakazi anatarajiwa kuanza kufanya kazi nje ya Kenya kwa zaidi ya mwezi mmoja, mpe maelezo hayo kabla au wakati anaondoka Kenya kwenda kuanza kazi hiyo.

Mkataba wako lazima ujumuishe:

• Majina kamili ya mwajiri na mfanyakazi
• Cheo cha kazi na maelezo
• Tarehe ya kuanza
• Muda (wa kudumu au wa mahali)
• Mahali pa kazi
• Saa za kazi na overtime kulingana na Wage Order, mkataba au CBA inayohusika
• Malipo (mshahara wa msingi, posho, njia ya malipo)
• Haki ya likizo (ya kuumwaga, ugonjwa, uzazi, uzazi wa baba)
• Kipindi cha ilani kwa kumaliza
• Kanuni ya nidhamu
• Utatuzi wa migogoro

Hatua 4: Jisajili kama Mwajiri kwa KRA

Kama hujajisajili:

1. Ingia kwenye iTax
2. Nenda kwenye "Registration" → "Employer Registration"
3. Tuma maelezo ya biashara na PIN ya mkurugenzi/miliki
4. Pokea PIN ya mwajiri na fomu ya P10

Gharama: Bure

Muda: siku 1-3 za kazi

Hatua 5: Mfanye Mfanyakazi Ajisajili kwa Makato ya Sheria

Mfanyakazi wako anahitaji kusajiliwa kwa:

PAYE (Pay As You Earn)

• Ongeza mfanyakazi kwenye iTax payroll
• Mfanyakazi anahitakuwa na PIN ya KRA binafsi (kama hana, omba kupitia iTax)
• Utaondoa PAYE kila mwezi na kuiremiti kwa KRA tarehe 9

NSSF (National Social Security Fund)

• Sajili mfanyakazi kwenye NSSF portal
• Mfanyakazi na mwajiri wanachangia
• Angalia mwongozo wetu wa NSSF kwa viwango vya Year 4

SHIF (Social Health Insurance Fund)

• Sajili mfanyakazi kwenye SHA employer portal
• 2.75% ya mshahara wa jumla (inaondolewa kwa mfanyakazi, inaremitiwa na mwajiri)
• Angalia mwongozo wetu wa SHIF

AHL (Affordable Housing Levy)

• 1.5% ya mfanyakazi + 1.5% ya mwajiri
• Imeandaliwa kupitia KRA iTax
• Remiti tarehe 9 ya kazi inayofuata

Hatua 6: Anzisha Mfumo wa Malipo

Unahitaji kukokotoa na kushughulikia:

Mshahara wa Jumla = Mshahara wa msingi + posho ya nyumba + posho ya usafiri + posho zingine

Makato:

• NSSF (sehemu ya mfanyakazi)
• SHIF (2.75% ya jumla)
• AHL (mfanyakazi 1.5%)
• PAYE (kulingana na baada ya makato)
• Pensheni (ikiwa inatumika)
• HELB (ikiwa mfanyakazi ana dena)
• Makato mengine yaidhinishwayo (kwa idhini ya mfanyakazi)

Malipo Halisi = Mshahara wa Jumla - Jumla ya Makato

Gharama za Ziada za Mwajiri:

• NSSF (matching contribution ya mwajiri)
• AHL (mwajiri 1.5%)
• Bima ya WIBA (lazima — inalinda ajira ya kazi)
• NITA levy (KES 50 kwa mwezi kwa kila mfanyakazi, inalipwa na mwajiri)

Hatua 7: Toa Payslip

Mahitaji ya kisheria: Kila mfanyakazi lazima apate payslip inayoonyesha:

• Malipo ya jumla
• Makato yote (kwa orodha)
• Malipo halisi
• Tarehe ya malipo
• Kipindi kinachohusika

Hatua 8: Jisajili na DOSHS (Usalama wa Kazi)

Ikiwa una wafanyakazi, mahali pako pa kazi lazima kusajiliwa na Directorate of Occupational Safety and Health Services (DOSHS).

Mahitaji:

• Ajisajili mahali pa kazi na DOSHS
• Fanya tathmini ya hatari za kazi
• Weka kifaa cha huduma ya kwanza na mteue mtu aliyefunzwa kutoa huduma hiyo
• Onyesha ishara za usalama
• Hifadhi rekodi ya ajali/matukio

Gharama: Inatofautiana na ukubwa wa mahali pa kazi

Chanzo: DOSHS

Hatua 9: Tii na Likizo na Masaa ya Kazi

Haki ya Likizo (2026)

Masaa ya Kazi

Hakuna ratiba moja ya saa za kazi inayotumika kwa kila kazi. Wage Order inayohusika, mkataba wa ajira au CBA ndiyo huamua masharti ya mfanyakazi na sekta yake.

Kwa mfano mmoja, chini ya General Order, saa za kawaida ni hadi saa 52 kwa siku sita; kazi ya usiku inaweza kuwa hadi saa 60 kwa wiki. Haya si masharti ya kila sekta.

• Kazi ya ziada ya kawaida hulipwa angalau mara 1.5 ya kiwango cha kawaida cha saa; kazi siku ya mapumziko au sikukuu ya umma hulipwa mara mbili.
• Chini ya Agizo hili, saa za kawaida pamoja na za ziada zisizidi saa 116 kwa wafanyakazi wengine watu wazima au saa 144 kwa wafanyakazi wa usiku katika wiki mbili mfululizo.

Hatua 10: Hifadhi Rekodi za Wafanyakazi

Rekodi zinazohitajika (hifadhi kwa miaka 5+):

• Faili ya kibinafsi ya mfanyakazi (ID, PIN, mkataba, sifa)
• Rekodi za mahudhurio
• Payslip na rekodi za malipo
• Rekodi za likizo
• Rekodi za mafunzo
• Rekodi za nidhamu (kama kuna)
• Fomu za kodi (P10 returns)
• Rekodi za mchango wa NSSF na SHIF

Makosa ya Kawaida ya Waajiri wa Kwanza

1. Mikataba ya maneno pekee — Lazima iwe maandishi. Mfanyakazi anaweza dai maneno mazuri zaidi ikiwa hakuna mkataba
2. Kusahau usajili wa PAYE — Unawajibikia kodi isiyoremitiwa hata kama umeiondoa
3. Kusahau AHL ya mwajiri — 1.5% juu ya mshahara, haiondolewi kwa mfanyakazi
4. Kutumia viwango vya zamani vya NSSF — Mipaka ya Year 4 ni KES 9,000 (chini) na KES 108,000 (juu)
5. Kutoa payslip — Inahitajika na sheria, inajenga uaminifu, inapunguza migogoro
6. Kutokusajili na DOSHS — Watafiti wanaweka kufunga mahali pako
7. Mfanyakazi wa kibarua ≠ msamaha — PAYE, NSSF, na SHIF zinatumika kwa wafanyakazi walio katika uhusiano unaostahili wa mkataba wa huduma; usitumie kizingiti cha jumla cha mapato

Orodha ya Mfanyakazi wa Kwanza

• □ Ofa ya kazi imetolewa na kukubaliwa
• □ Mkataba wa maandishi umetolewa na kutiwa saini pale kifungu cha 9 kinapotaka; maelezo ya masharti yametolewa ndani ya muda wa kifungu cha 10
• □ Mfanyakazi ana PIN ya KRA binafsi
• □ Umesajiliwa kama mwajiri na KRA (iTax)
• □ Mfanyakazi amesajiliwa kwenye iTax payroll
• □ Mfanyakazi amesajiliwa na NSSF
• □ Mfanyakazi amesajiliwa na SHA (SHIF)
• □ Mfumo wa malipo umewekwa na viwango sahihi
• □ Mahali pa kazi kumesajiliwa na DOSHS
• □ Kifaa cha huduma ya kwanza kipo na mtu aliyefunzwa ameteuliwa
• □ Payslip template imeandaliwa
• □ Faili ya wafanyakazi imeundwa
• □ Kalenda ya kila mwezi ya kuzingatia sheria imeanzishwa

Maswali Yanayoulizwa Sana

Naweza kumuajiri kwanza kwa probation?

Ndiyo. Kipindi cha kwanza cha majaribio kisizidi miezi sita. Kwa makubaliano, kinaweza kuongezwa mara moja hadi miezi sita mingine baada ya mwajiri kueleza sababu na kushauriana na mfanyakazi. Bado toa masharti ya kazi kwa maandishi na ukamilishe usajili wa kisheria unaohitajika.

Je, ninahitaji kusajili kwa NSSF ikiwa mfanyakazi ni wa kibarua?

Hutegemea aina ya uhusiano wa ajira na sheria inayotumika; thibitisha uhitaji wa NSSF na SHIF kwa kila mpangilio wa ajira badala ya kutumia kizingiti cha jumla.

Je, ikiwa mfanyakazi hana PIN ya KRA?

Lazima aombee kupitia iTax. Huwezi kusindika PAYE bila PIN yake. Saidia kabla ya malipo ya kwanza.

Je, WIBA insurance ni lazima?

Ndiyo. Work Injury Benefits Act (WIBA) insurance ni lazima kwa waajiri wote. Inalinda ajira ya kazi na magonjwa.

Je, naweza kumwondoa mshahara kwa uhararibuvu au hasara?

Section 19 inaruhusu makato ya kiasi kinachofaa kwa upotevu au uharibifu wa mali ya mwajiri iliyokabidhiwa kwa mfanyakazi ikiwa umetokana na uzembe wa makusudi wa mfanyakazi. Jumla ya makato kwa kawaida haizidi theluthi mbili ya mshahara, kwa kuzingatia vighairi vya sheria; hii si ruhusa ya moja kwa moja ya kukata.

Unachopaswa Kufanya Wiki Hii

1. [ ] Andaa maelezo ya kazi na ofa
2. [ ] Tathmini mwongozo wetu wa Mikataba ya Ajira
3. [ ] Jisajili kama mwajiri wa KRA (kama hujafanya)
4. [ ] Anzisha iTax payroll access
5. [ ] Jisajili na NSSF na SHA
6. [ ] Andaa mahali pa kazi kwa ukaguzi wa DOSHS
7. [ ] Unda payslip template
8. [ ] Weka kifaa cha huduma ya kwanza na mteue mtu aliyefunzwa kutoa huduma hiyo

Vyanzo: Employment Act 2007, KRA PAYE Guidance, NSSF Year 4 Notice, SHA Employer Portal, DOSHS

Makala yanayohusiana

• Mikataba ya Ajira
• Mwongozo wa eTIMS

Vyanzo na rekodi ya sasisho

Sasisho la 26 Oktoba 2026: Ilirekebisha likizo ya kuasili mtoto, muda wa majaribio na makato halali kwa upotevu au uharibifu.

Masharti ya kuandika mkataba na kutoa maelezo ya ajira yalikaguliwa: 12 Oktoba 2026.

Viwango vya kima cha chini cha mshahara vimekaguliwa: 12 Oktoba 2026.

Sheria za saa za kazi zimekaguliwa: 12 Oktoba 2026.

Muda wa kuwasilisha marejesho ya PAYE na kulipa kodi umekaguliwa: 27 Oktoba 2026.

• Employment Act 2007
• Notisi ya Kisheria Na. 108 — Regulation of Wages (General) (Amendment) Order, 2026
• KRA PAYE Guidance
• NSSF Year 4 Notice
• SHA Employer Portal
• DOSHS
• Kenya Law — Regulation of Wages (General) Order, 1982
• Employment (Amendment) Act 2021 — pre-adoptive leave

Pata masasisho

Pata mwongozo unaofuata kwenye kikasha chako.

Anwani ya barua pepe

Jiandikishe

Hakuna barua taka · Jiondoe wakati wowote.