Nyumbani Makala Zana Kuhusu Wasiliana
← Miongozo yote

Usajili wa SHIF kwa Waajiri nchini Kenya: Mwongozo Kamili wa 2026

📅 27 Mei 2026 · ✅ Imethibitishwa: 12 Oktoba 2026 · 📖 Soma dakika 6 · Usajili & Kisheria
Mwajiri Mkenya na mfanyakazi wakipitia orodha ya michango ya SHIF na jalada la uandikishaji
Mchoro wa uhariri; hauonyeshi mfumo rasmi wala kuidhinishwa.

Ikiwa unaajiri wafanyakazi nchini Kenya, huenda umesikia kuhusu SHIF (bima ya afya) — lakini bado unaweza kuwa huna uhakika kuhusu kilichobadilika kutoka NHIF, jinsi ya kujiandikisha, au kile unachohitajika kufanya kama mwajiri. Hauko peke yako. Tangu mabadiliko hayo mnamo Oktoba 2024, wamiliki wengi wa biashara wamekuwa wakitumia mfumo huu mpya kukiwa na mwongozo mdogo.

Habari njema: usajili wa SHIF ni rahisi mara tu unapoelewa utaratibu. Iwe wewe ni biashara changa unayoajiri mfanyakazi wako wa kwanza au biashara iliyoimarika inayorasimisha orodha ya malipo ya mishahara, mwongozo huu unakuelekeza katika kila hatua — kuanzia kusajili kampuni yako na Social Health Authority (SHA) hadi kuwasilisha michango na kuzingatia sheria.

1. SHIF ni Nini na Inatofautianaje na NHIF?

Mfuko wa Social Health Insurance Fund (SHIF) ni mpango mpya wa lazima wa bima ya afya nchini Kenya uliochukua nafasi ya National Hospital Insurance Fund (NHIF) mnamo 01-10-2024. Ulianzishwa chini ya Social Health Insurance Act, 2023 na unasimamiwa na Social Health Authority (SHA).

Tofauti kuu kutoka NHIF:

  • Michango inayotegemea asilimia — Badala ya viwango maalum vya NHIF, SHIF inatumia 2.75% ya mshahara ghafi, hivyo wanaopata mapato ya juu wanachangia zaidi
  • Hakuna kikomo cha juu — Tofauti na NSSF (mfuko wa pensheni) ambao una kikomo cha KES 108,000, SHIF inatumika kwa mapato yote bila kikomo cha juu
  • Inafadhiliwa na mfanyakazi pekee — 2.75% inakatwa kutoka kwenye mshahara wa mfanyakazi. Waajiri hawachangii kiasi cha kulingana nacho
  • Mfumo wa mifuko mitatu — SHA inaendesha mifuko mitatu: Primary Healthcare Fund (Kiwango cha 2-3, inayofadhiliwa na serikali), SHIF (Kiwango cha 4-6, inayofadhiliwa na michango), na Emergency, Chronic & Critical Illness Fund (EDCF)

Uanachama wa SHA hutoa huduma zilizo kwenye kifurushi cha manufaa kupitia vituo vilivyoingia mkataba na SHA, kwa kufuata masharti ya huduma na rufaa. Ikiwa ulikuwa umesajiliwa na NHIF, kagua hali na taarifa za sasa za kila mfanyakazi kwenye tovuti ya waajiri ya SHA badala ya kudhani rekodi ya NHIF imehamishwa ipasavyo.

⚠️ Muhimu Manufaa ya SHA hutolewa kupitia vituo vilivyoingia mkataba na SHA na hutegemea huduma zilizofunikwa, ustahiki na masharti ya rufaa. Thibitisha uanachama wa mfanyakazi na hali ya kituo moja kwa moja na SHA kabla ya kutegemea huduma fulani.

2. Nani Anayepaswa Kujiandikisha

Usajili wa SHIF ni wa lazima kwa:

  • Kila mwajiri nchini Kenya mwenye mfanyakazi mmoja au zaidi — bila kujali idadi ya wafanyakazi
  • Kila mfanyakazi — ikiwa ni pamoja na waajiriwa wa kudumu, wa muda, vibarua, mikataba, na wafanyakazi wa muda mfupi
  • Watu waliojiajiri — lazima wajisajili binafsi na kulipa kupitia mchakato wa upimaji wa uwezo wa kiuchumi (means-testing)

Kama mwajiri, wajibu wako ni:

  1. Kusajili kampuni yako kwenye Tovuti ya Waajiri ya SHA (SHA Employer Portal)
  2. Kusajili wafanyakazi wako wote na wategemezi wao
  3. Kukata 2.75% kutoka kwa mshahara ghafi wa kila mfanyakazi kila mwezi
  4. Kuwasilisha jumla ya kiasi hicho kwa SHA kabla ya tarehe 9 ya mwezi unaofuata

3. Viwango vya Michango ya SHIF 2026

💡 Kumbuka SHIF inafadhiliwa na mfanyakazi kwa kiwango cha 2.75% ya mshahara ghafi (kiwango cha chini KES 300). Mwajiri lazima akate kiasi hicho, akiwasilishe SHA kabla ya tarehe 9 ya mwezi unaofuata, aripoti kwa usahihi na ahifadhi rekodi. Mwajiri hawajibiki kuchangia kiasi cha ziada, lakini anawajibika binafsi kwa makato, uwasilishaji au malipo yaliyokosekana; kutofuata kunaweza kusababisha faini ya hadi KES 2,000,000, kifungo, au vyote viwili chini ya Social Health Insurance Act, 2023.

4. Jinsi ya Kusajili Kampuni Yako Kama Mwajiri

Usajili unafanywa kupitia Tovuti ya Waajiri ya SHA (SHA Employer Portal). Huu hapa mchakato wa hatua kwa hatua:

Hatua ya 1: Sajili Kampuni Yako

  1. Tembelea sha.go.ke na uchague Register Employer
  2. Weka KRA PIN ya kampuni yako na nambari ya usajili wa biashara
  3. Toa anwani halisi ya eneo la kampuni yako, anwani ya posta, na kaunti
  4. Ongeza watu walioidhinishwa kuwasiliana (mkurugenzi, HR, au mhasibu) wakiwa na majina yao, nambari za kitambulisho cha kitaifa (ID), nambari za simu, na anwani za barua pepe
  5. Wasilisha na upokee Nambari yako ya Mwajiri ya SHA (Employer SHA Number)

Hatua ya 2: Sajili Wafanyakazi Wako

  1. Ingia kwenye Tovuti ya Waajiri ya SHA kupitia employers.sha.go.ke
  2. Nenda kwenye sehemu ya usajili wa wafanyakazi
  3. Unaweza kuongeza wafanyakazi mmoja mmoja au kupitia kupakia wengi kwa pamoja (bulk upload) kwa kutumia kiolezo cha Excel
  4. Kwa kila mfanyakazi, toa:
    • Jina kamili (kama linavyoonekana kwenye Kitambulisho cha Kitaifa / ID)
    • Nambari ya Kitambulisho cha Kitaifa au nambari ya pasipoti
    • Nambari ya simu (laini inayotumika ya Safaricom, Airtel, au Telkom)
    • Tarehe ya kuzaliwa
    • Mshahara ghafi wa kila mwezi
    • KRA PIN (ikiwa inapatikana)
  5. Wasilisha usajili — wafanyakazi watapokea ujumbe mfupi wa SMS wa uthibitisho ukiwa na nambari yao ya uanachama wa SHA

Hatua ya 3: Ongeza Wategemezi wa Mfanyakazi

Kila mfanyakazi anaweza kuongeza wategemezi (mke/mume na watoto) kupitia tovuti yao ya Afya Yangu au kwa kutembelea kituo cha SHA. Kama mwajiri, unaweza pia kurahisisha hili kwa kuwapa wafanyakazi kiungo cha usajili wa SHA.

💡 Kidokezo Muhimu Kabla ya kujiandikisha kwa SHIF, hakikisha tayari una KRA PIN kwa ajili ya biashara yako. Utaihitaji kwa ajili ya usajili wa mwajiri wa SHA. Ikiwa ndio kwanza unaanza, utahitaji pia kusajili biashara yako kwanza.

5. Jinsi ya Kuwasilisha Michango ya SHIF

Mara tu wafanyakazi wako wanaposajiliwa, lazima ukate na kuwasilisha michango kila mwezi.

Malipo kupitia Tovuti ya Waajiri ya SHA

  1. Ingia kwenye employers.sha.go.ke
  2. Pakia kiolezo chako cha kila mwezi cha orodha ya mishahara kikiwa na michango ya wafanyakazi iliyokokotolewa
  3. Tengeneza ankara ya malipo kwa jumla ya kiasi kinachodaiwa
  4. Lipa kupitia:
    • M-Pesa PayBill — Tumia nambari ya PayBill ya SHA inayoonyeshwa kwenye tovuti, ukitumia nambari yako ya mwajiri kama akaunti
    • Uhamisho wa benki — Amana ya moja kwa moja kwenye akaunti ya benki iliyoteuliwa ya SHA
    • Makato ya moja kwa moja — Weka makato ya kiotomatiki ya kila mwezi kutoka kwenye akaunti ya biashara yako
  5. Hifadhi risiti ya malipo kama uthibitisho wa kufuata sheria

Muda wa Mwisho

Michango lazima iwasilishwe kabla ya tarehe 9 ya mwezi unaofuata. Kwa mfano, michango ya Mei 2026 inatakiwa kulipwa kabla ya 09-06-2026. Kuchelewa kuwasilisha kunavuta adhabu ya 2% kwa kiasi ambacho hakijalipwa.

⚠️ Muhimu Ni kosa la jinai kukata SHIF kutoka kwa mishahara ya wafanyakazi na kukosa kuwasilisha kwa SHA. Hili linachukuliwa kama ubadhirifu wa fedha. Hakikisha kila kiasi kilichokatwa kinawasilishwa kwa wakati — weka risiti za malipo kama sehemu ya kumbukumbu zako za kufuata sheria.

6. Adhabu kwa Kutofuata Sheria

SHA inasimamia utekelezaji wa sheria kwa ukali. Hizi hapa adhabu unazokabiliana nazo kama mwajiri:

Kosa Adhabu
Kuchelewa kuwasilisha michango Adhabu ya 2% kwa kiasi ambacho hakijalipwa
Kukosa kusajili wafanyakazi Usajili ni wa lazima. Hatua zinazoweza kuchukuliwa hutegemea kosa husika; kuchelewa kulipa, michango ambayo haijalipwa na makosa ya jinai yana masharti tofauti.
Kukata lakini kutowasilisha michango Faini ya hadi KES 2,000,000 au kifungo cha hadi miaka 3, au vyote viwili
Kutoa kwa makusudi taarifa zenye uongo katika jambo muhimu ili kujipatia manufaa au kumpatia mtu mwingine manufaa Baada ya kutiwa hatiani, faini ya hadi KES 2,000,000 au kifungo cha hadi miaka 3, au vyote viwili, chini ya kifungu cha 48(1)(c) cha Social Health Insurance Act.

Zaidi ya adhabu za kisheria, kutofuata sheria kunaweza kuathiri biashara yako kwa njia nyingine. Vyeti vya kufuata sheria vya SHA vinazidi kuhitajika kwa zabuni za serikali, vibali vya biashara, na baadhi ya mikopo ya benki. Kuzingatia sheria kunalinda biashara yako katika nyanja nyingi.

7. Watu Waliojiajiri

Ikiwa umejiajiri au unaendesha biashara bila wafanyakazi, bado lazima ujisajili na SHA binafsi. Utaratibu unatofautiana kidogo:

  1. Kamilisha Upimaji wa Uwezo (Means Test) — Piga *147# au tembelea afyayangu.go.ke. Jibu maswali kuhusu mapato ya kaya yako ili kubaini kiwango chako cha mchango
  2. Pokea kiasi chako cha mchango — Kulingana na upimaji wa uwezo, SHA inakokotoa mchango wako wa kila mwezi (kiwango cha chini KES 300)
  3. Lipa kila mwezi — Kupitia M-Pesa PayBill, Airtel Money, au uhamisho wa benki
  4. Ongeza wategemezi — Wasajili mke/mume na watoto wako kupitia tovuti ya Afya Yangu

Uanachama unaweza kukuhusisha wewe na wategemezi wanaostahili waliosajiliwa kwa huduma zilizo kwenye kifurushi husika katika vituo vilivyoingia mkataba na SHA. Thibitisha huduma, ustahiki, masharti ya rufaa na hali ya kituo na SHA.

8. Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

Swali: Ni kiwango gani cha mchango wa SHIF kwa wafanyakazi mwaka 2026?

Jibu: Kiwango cha SHIF ni 2.75% ya mshahara ghafi, kukiwa na kiwango cha chini cha KES 300 kwa mwezi. Hakuna kikomo cha juu — asilimia hiyo inatumika kwa mapato yote. Mfanyakazi anayepata KES 200,000 huchangia KES 5,500 kwa mwezi.

Swali: Je, waajiri huchangia kwenye SHIF?

Jibu: Hapana. SHIF inafadhiliwa na mfanyakazi kwa 2.75% ya mshahara ghafi. Hata hivyo, mwajiri ana wajibu wa kisheria wa kukata mchango huo, kuuwasilisha kwa SHA kabla ya tarehe 9 ya mwezi unaofuata, na kuweka rekodi. Kukosa kufanya hivyo humfanya mwajiri awajibike binafsi kwa kiasi ambacho hakijalipwa pamoja na adhabu.

Swali: Je, SHIF inatofautianaje na NSSF?

Jibu: SHIF ni mpango wa bima ya afya unaogharamia matibabu. NSSF ni mpango wa akiba ya kustaafu. SHIF ni 2.75% ya mshahara (mfanyakazi pekee, bila kikomo). NSSF Phase 4 ina muundo wa Tier I + Tier II ambapo mwajiri na mfanyakazi huchangia hadi KES 6,480 kila mmoja (kikomo cha jumla ya KES 12,960). Yote mawili ni ya lazima kwa waajiri.

Swali: Ni ipi adhabu ya kutowasajili wafanyakazi kwa ajili ya SHIF?

Jibu: Kukosa kusajili wafanyakazi au kuwasilisha michango kunaweza kusababisha adhabu ya 2% ya kuchelewa kwa kiasi ambacho hakijalipwa, faini ya hadi KES 2,000,000, na kifungo cha hadi miaka 3. Kukata lakini kutowasilisha kunachukuliwa kama kosa la jinai la ubadhirifu.

Swali: Je, ninathibitishaje ikiwa mfanyakazi tayari amesajiliwa na SHA?

Jibu: Unaweza kuthibitisha hali ya SHA ya mfanyakazi kwenye tovuti ya waajiri ukitumia nambari yake ya Kitambulisho cha Kitaifa. Wafanyakazi wanaweza pia kuangalia hali yao wenyewe kwa kupiga *147# au kuingia kwenye afyayangu.go.ke.

Miongozo inayohusiana

⚠️ Taarifa: Mwongozo huu ni kwa madhumuni ya kuelimisha na ni sahihi kufikia 12 Oktoba 2026. Viwango na taratibu za SHIF zinatokana na Social Health Insurance Act, 2023 na miongozo ya SHA. Mfumo wa Social Health Insurance umekuwa ukikabiliwa na changamoto za kisheria na unaweza kubadilika. Daima thibitisha mahitaji ya sasa kwenye Tovuti Rasmi ya SHA au wasiliana na mshauri wako wa HR au wa kisheria.

Vyanzo na rekodi ya sasisho

Sasisho la 26 Oktoba 2026: Ilifafanua kuwa manufaa ya SHIF hutolewa kwa huduma zilizofunikwa katika vituo vya mkataba kwa kufuata rufaa.