Nyumbani Makala Zana Kuhusu Wasiliana
← Miongozo yote

Usajili wa NSSF kwa Waajiri Kenya: Mwongozo Kamili wa 2026

📅 22 Mei 2026 · ✅ Imethibitishwa: 12 Oktoba 2026 · 📖 Soma dakika 6 · Usajili na Sheria · Source
Mwajiri Mkenya na mfanyakazi wakipitia orodha ya michango ya hifadhi ya jamii na jalada la uandikishaji
Mchoro wa uhariri; hauonyeshi mfumo rasmi wala kuidhinishwa.

Ikiwa unaajiri hata mtu mmoja nchini Kenya, usajili wa NSSF (mfuko wa pensheni) si wa hiari — ni sheria. Hata hivyo, wamiliki wengi wa biashara ndogo hugundua hili tu baada ya kupokea notisi ya kufuata sheria au kukabiliwa na adhabu.

Iwe wewe ni mfanyakazi huru unayeajiri msaidizi wako wa kwanza au unaongoza timu inayokua, mwongozo huu unashughulikia kila kitu unachohitaji: nani anayepaswa kujiandikisha, jinsi ya kufanya hivyo hatua kwa hatua, viwango vipya vya michango vya Phase 4 vinavyotumika kuanzia 2026, njia za malipo ikiwemo M-PESA, na nini kitatokea usipofuata sheria.

1. NSSF ni Nini?

National Social Security Fund (NSSF) ni mpango wa lazima wa kitaifa wa akiba ya kustaafu nchini Kenya ulioanzishwa chini ya Sheria ya NSSF, 2013. Unahitaji mwajiri na mfanyakazi kuchangia asilimia ya mapato ya mfanyakazi kwenye mfuko unaotoa mafao ya kustaafu na manufaa mengine ya hifadhi ya jamii.

NSSF inasimamiwa na Bodi ya Wadhamini ya NSSF na ni tofauti na Social Health Insurance Fund (SHIF, bima ya afya), iliyochukua nafasi ya NHIF mwaka 2024. Kila mwajiri aliyesajiliwa nchini Kenya lazima ajisajili kwa zote mbili.

Muundo wa sasa wa michango unafanya kazi chini ya Phase 4 ya mageuzi ya NSSF, yaliyoanza kutumika mnamo Februari 2026. Utekelezaji huu wa awamu unaongeza hatua kwa hatua viwango vya michango ili viendane na mapato halisi, kuelekea mfumo endelevu zaidi wa pensheni.

2. Nani Anayepaswa Kujiandikisha

Usajili wa NSSF ni wa lazima kwa:

  • Waajiri wenye angalau mfanyakazi mmoja mwenye umri wa miaka 18 au zaidi aliye katika uhusiano unaostahili wa mkataba wa huduma
  • Wafanyakazi wenye umri wa miaka 18 au zaidi walio chini ya mkataba wa ajira unaostahili (contract of service) — wa kudumu, wa nusu muda, wa muda na vibarua
  • Wafanyakazi wa nyumbani wenye umri wa miaka 18 au zaidi walioajiriwa chini ya mkataba wa ajira unaostahili — wasaidizi wa nyumbani, watunza bustani, madereva na wafanyakazi wengine wa nyumbani

Ikiwa umejiajiri au uko katika sekta isiyo rasmi (jua kali), hulazimishwi kisheria kuchangia — lakini unaweza kujiandikisha kwa hiari na kujiwekea akiba ya kustaafu kupitia mpango wa hiari wa NSSF.

⚠️ Muhimu Sajili mwajiri na wafanyakazi wako kwa NSSF ikiwa umeajiri mfanyakazi mmoja au zaidi mwenye umri wa miaka 18 au zaidi chini ya mkataba wa ajira (contract of service). Hali ya kuwa kibarua, mfanyakazi wa muda au wa nusu muda pekee haiondoi wajibu. Kumlipa msambazaji huru kwa bidhaa au huduma hakumfanyi moja kwa moja kuwa mfanyakazi wako.

3. Jinsi ya Kujiandikisha

Unaweza kusajili biashara yako na wafanyakazi wako kwenye NSSF mtandaoni au ana kwa ana.

Chaguo la A: Mtandaoni Kupitia Tovuti ya Huduma Binafsi ya NSSF

Njia ya haraka zaidi ni kupitia tovuti ya huduma binafsi ya NSSF (Self-Service Portal):

  1. Tembelea tovuti kupitia selfservice.nssf.or.ke
  2. Fungua akaunti kwa kutumia anwani yako ya barua pepe na KRA PIN
  3. Sajili biashara yako kwa kuweka taarifa za kampuni na kupakia stakabadhi zinazohitajika
  4. Sajili wafanyakazi wako kwa kutoa maelezo yao — majina, nambari ya kitambulisho (ID), KRA PIN, tarehe ya kuzaliwa, na mapato ya kila mwezi
  5. Pokea nambari yako ya mwajiri (employer number) na nambari za uanachama za wafanyakazi baada ya kuidhinishwa
  6. Anza kuwasilisha michango mara tu usajili unapothibitishwa

Tovuti hii pia inakuruhusu kuwasilisha marejesho ya kila mwezi, kuangalia historia ya michango, na kupakua cheti chako cha kufuata sheria (compliance certificate).

Chaguo la B: Ana kwa Ana Katika Ofisi ya NSSF

Ikiwa unapendelea usaidizi wa ana kwa ana, tembelea ofisi ya NSSF iliyo karibu nawe ukiwa na stakabadhi zifuatazo:

  • Hati ya Usajili wa Kampuni (Certificate of Incorporation) (kwa kampuni) au Kitambulisho cha Kitaifa (National ID) (kwa wamiliki wa biashara binafsi)
  • Hati za usajili wa biashara — cheti cha usajili au cheti cha jina la biashara
  • Cheti cha KRA PIN cha biashara
  • Leseni ya biashara au Single Business Permit
  • Orodha ya wafanyakazi ikiwa na majina kamili, nambari za vitambulisho, na KRA PIN zao

Afisa wa NSSF atashughulikia usajili wako na kukupa nambari yako ya mwajiri papo hapo katika visa vingi.

💡 Kidokezo Kabla ya kujisajili kwa NSSF, hakikisha tayari una KRA PIN ya biashara yako. Utaihitaji kwa usajili wa mtandaoni na ule wa ana kwa ana.

4. Viwango vya Michango ya NSSF 2026 (Phase 4)

Chini ya Phase 4 ya mpango wa mageuzi ya NSSF, michango imegawanywa katika viwango viwili (tiers). Viwango hivi vinatumika kuanzia Februari 2026.

Vikomo vya Year 4 ya 2026 ni KES 9,000 kwa Tier I na KES 108,000 kama kiwango cha juu. Mfanyakazi na mwajiri kila mmoja huchangia 6% ya mapato yanayohesabiwa kwa pensheni. KES 540 ni kiwango cha juu cha Tier I kwa kila upande, si malipo maalum kwa kila mshahara ulio chini ya KES 9,000.

Kipengele Kiwango Kiwango cha Mapato Mfanyakazi Analipa Mwajiri Analipa Jumla
Tier I 6% ya mapato yanayohesabiwa kwa pensheni (kiwango cha juu KES 540 kwa kila upande) KES 0 — KES 9,000 6% ya mapato yanayohesabiwa kwa pensheni (kiwango cha juu KES 540) 6% ya mapato yanayohesabiwa kwa pensheni (kiwango cha juu KES 540) 12% ya mapato yanayohesabiwa kwa pensheni (kiwango cha juu KES 1,080)
Tier II 6% ya mapato yanayohesabiwa kwa pensheni katika kiwango hiki Zaidi ya KES 9,000 — KES 108,000 6% × mapato yanayohesabiwa kwa pensheni yanayozidi KES 9,000 (kiwango cha juu KES 5,940) 6% × mapato yanayohesabiwa kwa pensheni yanayozidi KES 9,000 (kiwango cha juu KES 5,940) 12% × mapato yanayohesabiwa kwa pensheni yanayozidi KES 9,000
Kiwango cha Juu — Mapato ≥ KES 108,000 KES 6,480 KES 6,480 KES 12,960

Jinsi ya Kuhesabu — Mifano Halisi

Mfano 1: Mfanyakazi anapata KES 45,000/mwezi

  • Tier I: 6% × KES 9,000 = KES 540 kila mmoja (kiwango cha juu cha Tier I)
  • Tier II: 6% × (KES 45,000 − KES 9,000) = KES 2,160 kila mmoja
  • Kila upande unalipa: KES 540 + KES 2,160 = KES 2,700
  • Jumla ya mchango wa kila mwezi: KES 2,700 × 2 = KES 5,400

Mfano 2: Mfanyakazi anapata KES 8,000/mwezi (chini ya KES 9,000)

  • Tier I pekee ndiyo inatumika: 6% × KES 8,000 = KES 480 kila mmoja
  • Jumla ya mchango wa kila mwezi: KES 480 × 2 = KES 960

Mshahara unapokuwa KES 9,000 kamili, Tier I ni KES 540 kwa kila upande.

Mfano 3: Mfanyakazi anapata KES 150,000/mwezi (zaidi ya kiwango cha juu)

  • Tier I: 6% × KES 9,000 = KES 540 kila mmoja (kiwango cha juu cha Tier I)
  • Tier II: 6% × (KES 108,000 − KES 9,000) = KES 5,940 kila mmoja (kiwango cha juu)
  • Kila upande unalipa: KES 540 + KES 5,940 = KES 6,480 (kiwango cha juu zaidi)
  • Jumla ya mchango wa kila mwezi: KES 6,480 × 2 = KES 12,960
⚠️ Jambo Muhimu Mwajiri anabeba gharama kamili ya mchango wake mwenyewe. Huwezi kukata sehemu yako kutoka kwenye mshahara wa mfanyakazi. Sehemu ya mfanyakazi hukatwa kutoka kwenye mshahara wake ghafi (gross pay), na sehemu ya mwajiri ni gharama ya ziada kwa biashara.

5. Njia za Malipo

NSSF inatoa njia kadhaa za malipo ili kufanya uwasilishaji wa michango uwe rahisi:

M-PESA (Piga *222#)

Njia rahisi zaidi kwa biashara ndogo:

  1. Piga *222# kwenye laini yako ya Safaricom
  2. Chagua Pay kisha NSSF
  3. Weka nambari yako ya mwajiri (employer number)
  4. Weka kiasi unacholipa
  5. Weka PIN yako ya M-PESA ili kuthibitisha
  6. Utapokea ujumbe mfupi (SMS) wa uthibitisho kutoka kwa M-PESA na NSSF

Njia Nyingine za Malipo

  • Tovuti ya Huduma Binafsi ya NSSF (Self-Service Portal) — lipa mtandaoni kupitia kadi au pesa za simu
  • Uhamisho wa benki — kuweka pesa moja kwa moja kwenye akaunti za makusanyo za NSSF katika benki yoyote ya kibiashara
  • Agizo la kudumu la benki (standing order) — panga uhamisho wa kiotomatiki wa kila mwezi kutoka kwenye akaunti ya benki ya biashara yako
  • Ana kwa ana — lipa katika ofisi yoyote ya NSSF au tawi la benki lililoidhinishwa

Michango inapaswa kulipwa kabla ya tarehe 9 ya mwezi unaofuata. Kwa mfano, michango ya Januari lazima ilipwe kabla ya tarehe 9 Februari.

6. Adhabu za Kutofuata Sheria

Kukosa kujisajili na NSSF au kutowasilisha michango kwa wakati kuna madhara makubwa:

  • Faini za kuchelewa kulipa: Riba huongezeka kwenye michango iliyocheleweshwa kulingana na viwango vilivyowekwa na Bodi ya NSSF
  • Hatua za kisheria: NSSF inaweza kukupeleka mahakamani kwa kutofuata sheria chini ya Sheria ya NSSF, 2013
  • Cheti cha kufuata sheria za biashara: Unaweza kunyimwa cheti cha kufuata sheria (compliance certificate), ambacho kinahitajika kwa zabuni za serikali na baadhi ya leseni za biashara
  • Ukaguzi na tathmini: Maafisa wa NSSF wanaweza kutembelea biashara yako ili kuthibitisha usajili wa wafanyakazi na kumbukumbu za michango
  • Uharibifu wa sifa: Waajiri wasiofuata sheria huorodheshwa hadharani na wanaweza kukabiliwa na ripoti hasi
💡 Zingatia Sheria Weka ukumbusho wa kila mwezi wa kuwasilisha michango kabla ya tarehe 9. Tumia tovuti ya huduma binafsi ya NSSF kufuatilia historia yako ya malipo na kupakua vyeti vya kufuata sheria wakati wowote unapovihitaji kwa zabuni au leseni.

7. Manufaa ya NSSF

Michango ya NSSF si wajibu wa kisheria tu — inatoa manufaa muhimu kwa wafanyakazi:

  • Mafao ya kustaafu: Malipo ya mkupuo mfanyakazi anapofikisha umri wa kustaafu wa miaka 60, kulingana na jumla ya michango na riba iliyopatikana
  • Mafao ya kujiondoa: Wafanyakazi wanaoacha ajira rasmi kabla ya kufikisha miaka 60 wanaweza kutoa akiba yao iliyokusanywa, kulingana na sheria za NSSF
  • Mafao ya walengwa (survivor benefits): Mwanachama akifariki, wategemezi wake walioteuliwa hupokea akiba iliyokusanywa
  • Msaada wa mazishi: Kiasi maalum kinacholipwa ili kusaidia kugharamia mazishi ya wanachama waliofariki
  • Riba kwenye akiba: NSSF hutangaza kiwango cha riba cha kila mwaka kwenye akiba ya wanachama, na kusaidia mfuko kukua kwa muda

8. Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

Swali: Je, usajili wa NSSF ni lazima kwa waajiri wote nchini Kenya?

Ndiyo. Mwajiri aliyeajiri mfanyakazi mmoja au zaidi mwenye umri wa miaka 18 au zaidi chini ya mkataba wa ajira (contract of service) anapaswa kujisajili na kusajili wafanyakazi hao kwa NSSF. Hii inajumuisha wafanyakazi wa kudumu, wa muda, wa nusu muda na vibarua; hali ya kuwa kibarua pekee haiondoi wajibu. Kumlipa msambazaji huru kwa bidhaa au huduma hakumfanyi moja kwa moja kuwa mfanyakazi wako. Kukosa kujisajili ni kosa la kisheria chini ya Sheria ya NSSF, 2013.

Swali: Je, watu waliojiajiri wanaweza kujisajili kwa NSSF kwa hiari?

Jibu: Ndiyo. Watu waliojiajiri wanaweza kujisajili kwa hiari chini ya mpango wa waliojiajiri wa NSSF. Michango inategemea mapato yaliyotangazwa na unaweza kuchagua kiwango unachopendelea ndani ya mipaka ya kisheria.

Swali: Ni yapi viwango vya michango ya NSSF chini ya Phase 4?

Jibu: Chini ya Phase 4 (kuanzia Februari 2026), mwajiri na mfanyakazi kila mmoja huchangia 6% ya mapato yanayohesabiwa kwa pensheni. Tier I ni 6% ya mapato hadi KES 9,000 (kiwango cha juu KES 540 kwa kila upande). Tier II ni 6% ya mapato yanayohesabiwa kwa pensheni yanayozidi KES 9,000 hadi KES 108,000. Kiwango cha juu ni KES 6,480 kwa kila upande (jumla KES 12,960).

Swali: Je, ninalipaje michango ya NSSF kupitia M-PESA?

Jibu: Piga *222#, chagua Pay → NSSF, weka nambari yako ya mwajiri na kiasi, kisha thibitisha kwa PIN yako ya M-PESA. Utapokea uthibitisho kutoka kwa M-PESA na NSSF.

Swali: Je, kuna tofauti kati ya NSSF na SHIF?

Jibu: Ndiyo. NSSF ni mpango wa akiba ya kustaafu chini ya Sheria ya NSSF, 2013. SHIF (Social Health Insurance Fund) ilichukua nafasi ya NHIF mwaka 2024 na inashughulikia bima ya afya. Lazima ujisajili kwa zote mbili kama mwajiri.

Miongozo inayohusiana

⚠️ Taarifa: Mwongozo huu ni wa kutoa taarifa na ulithibitishwa mara ya mwisho tarehe 12 Oktoba 2026 kwa kutumia tangazo la Year 4 la NSSF na Sheria ya NSSF. Viwango na taratibu vinaweza kubadilika. Daima thibitisha mahitaji ya sasa kwenye Tovuti ya Huduma Binafsi ya NSSF au wasiliana na mhasibu au mshauri wako wa kisheria. Vikomo vilivyotajwa vinaanza kutumika Februari 2026.

Vyanzo na rekodi ya sasisho