← Miongozo yote

Mikataba ya Ajira Kenya: Mwongozo Kamili wa SME 2026

📅 24 Juni 2026 · ✅ Imethibitishwa: 12 Oktoba 2026 · 📖 Soma dakika 8 · Registration & Legal

Kuajiri mfanyakazi wako wa kwanza ni hatua kubwa — na kuweka masharti wazi kwa maandishi husaidia pande zote kuelewa kazi. Employment Act 2007 inatumika kwa mikataba ya mdomo na ya maandishi. Inahitaji mkataba wa maandishi kwa kazi inayodumu miezi mitatu au zaidi kwa jumla, na kazi maalum ambayo haiwezi kutarajiwa kukamilika ndani ya muda huo. Kuweka masharti kwa maandishi ni jambo zuri kwa kila mfanyakazi.

Mwongozo huu unaeleza lini maandishi yanahitajika kisheria, maelezo gani ya kazi yanapaswa kurekodiwa, na jinsi kazi ya kibarua inavyoweza kubadilisha hadhi ya ajira.

1. Mkataba wa Maandishi Unahitajika Lini?

Sheria inaweka masharti tofauti kuhusu kuandika mkataba na kurekodi maelezo ya ajira:

• Lini maandishi yanahitajika kisheria (Section 9): Andika mkataba ikiwa muda wake au siku za kazi zinafikia miezi mitatu au zaidi kwa jumla, au ikiwa kazi maalum haiwezi kutarajiwa kukamilika ndani ya muda unaolingana na miezi mitatu.
• Maelezo ya ajira (Sections 10 and 11): Rekodi maelezo yanayohitajika, kama kazi, malipo, saa na likizo. Maelezo yanaweza kutolewa kwa awamu, kwa kawaida ndani ya miezi miwili baada ya ajira kuanza, na maelezo yanayohitajika lazima yawe kwenye hati moja. Ikiwa mfanyakazi ataanza kazi nje ya Kenya kwa zaidi ya mwezi mmoja kabla muda huo haujaisha, mpe taarifa kabla hajaondoka.
• Kazi ya kibarua: Kulipwa kila siku hakuleti msamaha wa jumla. Section 37 inaweza kuchukulia mkataba kuwa wa mshahara wa kila mwezi ikiwa kipindi cha kazi au siku za kazi zinazoendelea zinafikia mwezi mmoja, au ikiwa kazi maalum haiwezi kutarajiwa kukamilika ndani ya muda unaolingana na miezi mitatu.

2. Masharti ya Lazima Ambayo Mkataba Wako Lazima Ujumuishe

Chini ya Section 10 ya Employment Act, mkataba wako wa maandishi au taarifa ya maelezo lazima ijumuishe:

• Majina kamili ya mwajiri na mfanyakazi
• Cheo na maelezo ya kazi — kazi, majukumu, ngazi za kuripoti
• Tarehe ya kuanza — wakati ajira inapoanza
• Muda wa mkataba — wa muda maalum au usio na kikomo
• Mahali pa kazi — eneo la kazi, au maelezo kuwa linaweza kubadilika
• Saa za kazi — fuata Wage Order, mkataba au CBA inayohusika na jukumu
• Malipo (remuneration) — mshahara wa msingi, posho, bonasi, na jinsi/lini yanalipwa
• Haki za likizo — ya mwaka, ugonjwa, uzazi wa mama, uzazi wa baba
• Kipindi cha ilani — cha kusitisha ajira na upande wowote
• Kanuni za nidhamu — au marejeleo ya mwongozo wa wafanyakazi
• Utatuzi wa migogoro — jinsi migogoro itakavyoshughulikiwa

3. Haki za Likizo za Kisheria (2026)

Hivi ni viwango vya chini — mkataba wako unaweza kutoa zaidi, lakini si chini ya hapo kamwe:

• Likizo ya Mwaka: Siku 21 za kazi zenye malipo kwa mwaka (hupatikana baada ya miezi 12 ya utumishi mfululizo)
• Likizo ya uzazi: Miezi mitatu yenye malipo kamili. Hakuna sharti la kutumikia miezi miwili; toa ilani ya maandishi angalau siku saba kabla ya tarehe inayotarajiwa, au muda mfupi zaidi ikiwa kuna sababu inayofaa.
• Likizo ya Uzazi (Baba): Wiki 2 zenye malipo kamili
• Likizo ya Ugonjwa: Siku 7 kwa malipo kamili na siku 7 kwa nusu mshahara baada ya miezi miwili mfululizo; angalia wage order au mkataba unaotoa zaidi
• Likizo ya kabla ya kuasili mtoto: Mwezi mmoja wenye malipo kamili kuanzia siku mtoto anapowekwa chini ya uangalizi wa mfanyakazi. Toa ilani ya maandishi angalau siku 14 kabla na nyaraka zinazohitajika za kuasili.

4. Saa za Kazi na Sheria za Kazi ya Ziada (Overtime)

Hakuna ratiba moja ya saa za kazi inayotumika kwa kila kazi. Wage Order inayohusika, mkataba wa ajira au makubaliano ya pamoja ya kazi (CBA) ndiyo huamua masharti kwa mfanyakazi na sekta husika.

Kwa mfano mmoja, chini ya General Order, saa za kawaida ni hadi saa 52 kwa siku sita; kazi ya usiku inaweza kuwa hadi saa 60 kwa wiki. Haya si masharti ya kila sekta.

• Kazi ya ziada ya kawaida: angalau mara 1.5 ya kiwango cha kawaida cha saa.
• Siku za mapumziko na sikukuu za umma: mara mbili ya kiwango cha kawaida cha saa.
• Kikomo cha wiki mbili chini ya Agizo hili: saa za kawaida pamoja na za ziada zisizidi saa 116 kwa wafanyakazi wengine watu wazima au saa 144 kwa wafanyakazi wa usiku katika wiki mbili mfululizo.

Wage Order nyingine, mkataba au CBA inaweza kuweka masharti tofauti au bora zaidi. Thibitisha masharti ya sekta ya mfanyakazi kabla ya kukubaliana kuhusu saa, na uandike ratiba pamoja na masharti ya kazi ya ziada kwenye mkataba.

5. Kuzingatia Kima cha Chini cha Mshahara

Mkataba wako lazima ulipe angalau kima cha chini cha mshahara cha kisheria. Chini ya Wage Order ya hivi karibuni (iliyoanza kutumika 1 Mei 2026, Notisi za Kisheria Na. 108 na 109, Nyongeza ya Gazeti la Kenya Na. 160):

* Miji ya Nairobi, Mombasa, Kisumu, Nakuru na Eldoret. Manispaa za zamani pamoja na mabaraza ya miji ya Mavoko, Ruiru na Limuru huunda kanda ya pili.

Viwango hivi ni mishahara ya msingi ya kima cha chini bila kujumuisha posho ya nyumba. Mwajiri asiyetoa malazi ya bure lazima alipe posho ya ziada ya nyumba juu ya viwango hivi.

Chanzo: Notisi ya Kisheria Na. 108 — Agizo la Kima cha Chini cha Mishahara (Jumla), Marekebisho ya 2026; ulianza kutumika 1 Mei 2026.

6. Makato ya Kisheria Kutoka Kwenye Mshahara

Kila hati ya mshahara (payslip) lazima ionyeshe makato haya (mkataba wako unapaswa kuyarejelea):

• PAYE (Pay As You Earn): Kodi ya mapato inayoongezeka kwa viwango — 10% kwa KES 24,000 za kwanza, hadi 35% kwa mapato yanayozidi KES 800,000/mwezi. Msamaha wa kibinafsi (personal relief) wa KES 2,400/mwezi unatumika.
• NSSF: Mchango wa 6% wa mfanyakazi + 6% wa mwajiri (mfuko wa pensheni). Tier I: mapato ya hadi KES 9,000 kwa 6%. Tier II: mapato kutoka KES 9,001 hadi KES 108,000 kwa 6%. Kiwango cha juu kwa kila upande: KES 6,480/mwezi.
• SHIF (Social Health Insurance Fund): 2.75% ya mshahara ghafi, inayolipwa na mfanyakazi pekee (kiwango cha chini KES 300/mwezi, bima ya afya). Ilichukua nafasi ya NHIF mnamo Oktoba 2024. Inakatwa kabla ya kodi kikamilifu.
• AHL (Affordable Housing Levy): 1.5% ya mshahara ghafi, ikichangiwa na mwajiri na mfanyakazi wote wawili.
• HELB: Makato kwa ajili ya kulipa mkopo wa wanafunzi wa elimu ya juu, ikiwa yanatumika.

7. Kusitisha Ajira na Vipindi vya Ilani

Kenya haifuati ajira ya hiari bila sababu (at-will employment). Huwezi kumfuta mtu kazi bila sababu. Hivi ndivyo sheria inavyohitaji:

• Ilani ya maandishi: Usitishaji wote wa ajira lazima uwe kwa maandishi
• Kipindi cha chini cha ilani: Siku 28 kwa wafanyakazi wanaolipwa kila mwezi (Section 35). Mikataba inaweza kubainisha vipindi virefu zaidi.
• Wafanyakazi wanaolipwa kila siku: Section 35 inaruhusu kusitisha ajira mwisho wa siku bila ilani, isipokuwa masharti ya Section 37 yanapogeuza mkataba kuwa wa mwezi.
• Kufukuzwa kazi kwa muhtasari: Lazima kuwe na sababu halali, na mwajiri bado amweleze mfanyakazi sababu na kumpa nafasi ya kujibu kulingana na Section 41(2).
• Kupunguzwa kazi kwa ziada: Toa ilani ya maandishi ya angalau mwezi mmoja kwa mfanyakazi au chama chake na afisa wa kazi; tumia vigezo vya haki vya uteuzi na ulipe angalau siku 15 za mshahara kwa kila mwaka kamili wa utumishi (Section 40).

Ajira ikiisha, toa cheti cha utumishi chenye jina la mfanyakazi, jina na anwani ya mwajiri, tarehe ya kuanza kazi, aina na mahali pa kawaida pa kazi, na tarehe ya mwisho. Cheti hakihitaji kutaja sababu ya kusitisha ajira. Sharti hili halitumiki ikiwa ajira ilidumu chini ya wiki nne mfululizo (Section 51).

8. Vipengele vya Ziada vya Kujumuisha

Ingawa si lazima kila wakati, vipengele hivi huilinda biashara yako:

• Usiri: Mfanyakazi lazima alinde siri za kibiashara na taarifa za umiliki wa biashara
• Miliki bunifu: Weka wazi umiliki wa kazi iliyotengenezwa wakati wa ajira
• Kutoshindana kibiashara (non-competition): Vizuizi vya kufanyia kazi washindani baada ya kuondoka (lazima viwe vya kuridhisha kulingana na wigo na muda)
• Kipindi cha majaribio: Kipindi cha kwanza kisiwe zaidi ya miezi sita. Kwa makubaliano, kinaweza kuongezwa mara moja hadi miezi sita mingine baada ya mwajiri kueleza sababu na kushauriana na mfanyakazi (Section 42).
• Vifaa vya kazi: Nani anayetoa zana, sare, na vifaa vya usalama kazini

9. Hatua kwa Hatua: Kuandaa Mkataba Unaotii Sheria

1. Andaa rasimu ya mkataba — Tumia orodha ya masharti ya lazima hapo juu kama orodha ya ukaguzi. Violezo vinapatikana kutoka Wizara ya Kazi au mshauri wako wa rasilimali watu (HR).
2. Binafsisha kwa ajili ya biashara yako — Ongeza majukumu maalum ya kazi, masharti ya majaribio, na vipengele vyovyote vya ziada (usiri, miliki bunifu, kutoshindana).
3. Kagua kulingana na Employment Act — Hakikisha hakuna sharti linaloangukia chini ya viwango vya chini vya kisheria (likizo, ilani, mishahara).
4. Pande zote mbili zisaini — Kila upande huweka nakala iliyosainiwa. Mfanyakazi lazima apokee nakala yake.
5. Rekodi masharti kwa maandishi — Maandishi yanahitajika kisheria kwa kazi zinazotimiza masharti ya Section 9, na ni jambo zuri kwa wafanyakazi wengine. Fuata muda tofauti wa kutoa maelezo ulio kwenye Sections 10 na 11.
6. Weka faili na utunze kumbukumbu — Hifadhi maelezo ya maandishi yanayotakiwa kwa miaka mitano baada ya ajira kuisha (Section 10(6)); hifadhi kumbukumbu nyingine kwa muda unaotakiwa na sheria husika.

10. Makosa ya Kawaida ya Kuepuka

• Kutoweka rekodi ya maandishi: Masharti yaliyoandikwa husaidia kuzuia migogoro. Kwenye shauri la kisheria, Section 10(7) humwekea mwajiri jukumu la kuthibitisha au kupinga sharti linalobishaniwa ikiwa mkataba au maelezo yanayohitajika hayatatolewa.
• Kulipa chini ya kima cha chini cha mshahara: Hata kama mfanyakazi atakubali, ni kinyume cha sheria. Adhabu hutozwa.
• Kutotoa ilani kabla ya kusitisha ajira: Kumfuta mtu kazi bila ilani ifaayo = kufutwa kazi isivyo halali. Fidia inaweza kuwa hadi mshahara wa miezi 12.
• Kupuuza makato ya kisheria: KRA na SHA zinaweza kutoza adhabu na malimbikizo ya kodi.
• Kutotoa cheti cha utumishi (certificate of service): Kinahitajika kisheria. Wafanyakazi wanakihitaji kwa ajili ya ajira ya baadaye.
• Ahadi za maneno: Ikiwa haipo kwenye mkataba, ni vigumu kuitekeleza. Weka kila kitu kwa maandishi.

11. Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

Swali: Je, ninahitaji mkataba wa maandishi kwa mfanyakazi wa kibarua?

Jibu: Kulipwa kila siku na kuajiriwa kwa chini ya saa 24 kwa wakati mmoja ni sehemu ya maana ya kibarua kwenye Sheria, lakini si msamaha wa jumla. Section 9 inahitaji mkataba wa maandishi ikiwa muda au siku za kazi zinafikia miezi mitatu au zaidi kwa jumla, au kazi maalum haiwezi kutarajiwa kukamilika ndani ya muda unaolingana na miezi mitatu. Kando na hilo, Section 37 huchukulia mkataba kuwa wa mshahara wa kila mwezi ikiwa kipindi au siku za kazi zinazoendelea zinafikia mwezi mmoja, au sharti la kazi maalum linatumika.

Swali: Je, ninaweza kubadilisha masharti ya ajira bila idhini ya mfanyakazi?

Jibu: Hapana. Mahakama ya Rufaa ya Kenya iliamua katika kesi ya Kenya Airways v Aviation & Allied Workers Union (2017) kwamba mwajiri hawezi kubadilisha masharti ya ajira kwa upande mmoja bila idhini ya mfanyakazi.

Swali: Ni nini hutokea nisipotoa mkataba wa maandishi?

Jibu: Section 8 inasema Sheria inatumika kwa mikataba ya mdomo na ya maandishi. Ikiwa mwajiri hatatoa mkataba wa maandishi au maelezo yanayohitajika kwenye shauri la kisheria, Section 10(7) humwekea mwajiri jukumu la kuthibitisha au kupinga sharti la ajira linalodaiwa. Haimaanishi moja kwa moja kuwa maelezo ya mfanyakazi ndiyo yatakuwa mkataba, kwa hiyo hifadhi rekodi zilizo wazi.

Swali: Kipindi cha majaribio hudumu kwa muda gani?

Jibu: Kipindi cha kwanza hakiwezi kuzidi miezi sita. Kwa makubaliano, kinaweza kuongezwa mara moja kwa hadi miezi sita mingine baada ya mwajiri kueleza sababu na kushauriana na mfanyakazi. Upande wowote unaweza kusitisha ajira wakati wa majaribio kwa ilani ya angalau siku saba au malipo badala ya ilani.

Miongozo inayohusiana

• usajili wa NSSF
• usajili wa SHIF
• Kibali cha Biashara cha Pamoja (Single Business Permit)

Vyanzo na rekodi ya sasisho

Sasisho la 26 Oktoba 2026: Ilirekebisha haki za likizo, utaratibu wa kusitisha ajira, majaribio na uhifadhi wa rekodi za ajira.

Masharti ya kuandika mkataba na ubadilishaji wa kazi ya kibarua yalikaguliwa mwisho dhidi ya vyanzo vyake tarehe 11 Oktoba 2026. Vyanzo vya kima cha chini cha mshahara na saa za kazi vilikaguliwa tarehe 12 Oktoba 2026.

Viwango vya mishahara ya chini vimekaguliwa: 12 Oktoba 2026.

Sheria za saa za kazi zimekaguliwa: 12 Oktoba 2026.

• Wizara ya Kazi — Employment Act, 2007 (Sections 8–11 na 37)
• Wizara ya Kazi
• KRA
• NSSF
• SHA
• Kenya Law — Regulation of Wages (General) Order, 1982
• Employment (Amendment) Act 2021 — pre-adoptive leave

Pata masasisho

Pata mwongozo unaofuata kwenye kikasha chako.

Anwani ya barua pepe

Jiandikishe

Hakuna barua taka · Jiondoe wakati wowote.