NyumbaniMakalaZanaKuhusuWasiliana
← Miongozo yote

Rekodi za Stoo za KRA na eTIMS: SMEs za Kenya Zijitayarishe kwa 2026

📅 9 Septemba 2026 · ✅ Imethibitishwa: 12 Oktoba 2026 · 📖 9 min · Kodi & KRA
Daftari la stoo, kikokotoo, ubao wa kuandikia na masanduku ya bidhaa kwenye ghala la SME Kenya
Mchoro wa uhariri; hauonyeshi mfumo rasmi wala kuidhinishwa.

KRA imetangaza maandalizi ya utendaji wa usimamizi wa stoo katika ankara za kielektroniki. Notisi ya KRA ya 7 Septemba 2026 inasema walipa kodi wanaofanya biashara wanapaswa kuweka rekodi sahihi na zilizosasishwa za stoo kwa mujibu wa sheria, huku mashauriano yakitarajiwa kuanza Septemba 2026.

Tangazo hili ni muhimu kwa maduka ya rejareja, wauzaji wa jumla, watengenezaji, wasambazaji, waagizaji na biashara nyingine zinazonunua, kuhifadhi, kuhamisha, kubadilisha, kuuza, kurudisha au kutupa bidhaa.

Lakini kuna tofauti muhimu:

Muhimu: Notisi hiyo haitangazi tarehe ya lazima ya kuanza kwa kila biashara, muundo wa mwisho wa kupakia opening stock, wala adhabu mpya maalumu ya utendaji huo. Tofautisha wajibu wa sasa wa kutunza rekodi na maelekezo ya baadaye ya utekelezaji.

Biashara zinapaswa kuandaa rekodi sasa huku zikisubiri maelekezo ya utekelezaji ya KRA.

KRA imetangaza nini?

Notisi ya KRA ya 7 Septemba inaeleza utendaji wa usimamizi wa stoo kwa ankara za kielektroniki na inasema mashauriano na wafanyabiashara pamoja na wadau yataanza Septemba 2026.

Lengo lililotajwa ni kuboresha uzingatiaji wa kodi na usahihi wa marejesho ya kodi pamoja na taarifa nyingine za biashara. KRA imewahimiza walipa kodi kushiriki katika mashauriano na kuibua changamoto za kiutendaji kabla na wakati wa utekelezaji.

Notisi hiyo haitoi maelezo yote ya kiutendaji ambayo biashara ingehitaji kwa uzinduzi wa mwisho, ikiwa ni pamoja na:

  • Tarehe ya jumla ya kuanza kwa kila biashara
  • Utaratibu wa mwisho wa kupakia opening stock
  • Vipengele vya kiufundi kwa kila aina ya biashara
  • Kiasi kipya cha adhabu maalumu ya stoo
  • Jinsi ya kushughulikia kila aina ya marekebisho, hasara, uchakataji au utupaji

Maelezo hayo yanapaswa kutoka kwenye mwongozo rasmi wa baadaye wa KRA, si muhtasari wa mitandao ya kijamii au ujumbe wa mauzo wa muuzaji wa programu.

Muktadha wa sheria na eTIMS

Usichukulie 7 Septemba kuwa siku ambayo wajibu mpya wa kisheria ulianza. Tax Procedures Act na Kanuni za Electronic Tax Invoice za 2024 zinaweka muktadha wa ankara na rekodi.

Mwongozo wa jumla wa eTIMS wa KRA unaeleza kuwa watu wanaofanya biashara, wawe wamesajiliwa VAT au la, wako ndani ya mfumo wa eTIMS, na unataja stock-management module kama faida ya eTIMS.

Kwa hiyo, tangazo hili lieleweke kama maendeleo ya utekelezaji wa mfumo, huku wajibu uliopo wa kisheria na maelekezo mapya yakitenganishwa wazi.

Nani anapaswa kuzingatia?

Athari ya kiutendaji ni kubwa zaidi kwa biashara zinazoshughulika na bidhaa za kimwili, zikiwemo:

  • Maduka ya rejareja na supermarkets
  • Wauzaji wa jumla na wasambazaji
  • Wafanyabiashara wa hardware, vifaa vya kielektroniki, mavazi na bidhaa za aina mbalimbali
  • Watengenezaji na waunganishaji wa bidhaa
  • Waagizaji na wauzaji nje wanaoshikilia bidhaa nchini Kenya
  • Maduka ya dawa na biashara nyingine za bidhaa zilizodhibitiwa, kwa kuzingatia sheria za sekta
  • Biashara zinazohamisha stoo kati ya matawi, maduka, maghala au miradi
  • Biashara zinazochakata bidhaa, ambapo inputs huwa bidhaa zilizokamilika tofauti

Biashara ya huduma pekee inaweza kuwa na stoo ndogo au kutokuwa nayo, lakini haipaswi kudhani kuwa wajibu wa eTIMS au kodi umeondoka.

Harakati za stoo ambazo rekodi zieleze

Notisi ya KRA inasema rekodi zinapaswa kueleza bidhaa zinapopitia biashara. Jedwali hili ni udhibiti wa ndani unaopendekezwa, si maelezo ya mwisho ya kila sehemu yatakayotolewa na KRA. Linaonyesha mienendo ambayo biashara yako inapaswa kuweza kueleza:

HarakatiRekodi ionyeshe nini
Kununua au kupokeaMsambazaji, tarehe, bidhaa, kiasi, kipimo, kumbukumbu ya ankara na eneo la kupokea.
KuuzaTarehe, bidhaa, kiasi, kumbukumbu ya muamala/ankara na eneo la kutuma.
KuhamishaEneo linalotuma, linalopokea, bidhaa, kiasi, tarehe na idhini.
KurudishaImerudi kutoka kwa mteja au kwa msambazaji, pamoja na kumbukumbu ya muamala wa awali.
KurekebishaSababu, kiasi, tarehe, aliyeidhinisha na ushahidi.
KutupaSababu, kiasi, tarehe, njia ya utupaji, idhini na ushahidi unaohitajika.
KuchakataVitu vilivyotumika, kiasi, bidhaa iliyotoka, upotevu na rekodi ya uzalishaji.

SMEs zifanye nini sasa?

1. Tengeneza orodha safi ya bidhaa

Tumia jina, msimbo, kipimo na maelezo thabiti. Andika wazi kama “cement 50kg” na “mfuko wa cement” ni bidhaa moja au mbili.

Kwa mfano, biashara inapaswa kujua kama “cement 50kg”, “50 KG cement” na “mfuko wa cement” ni bidhaa moja au tofauti. Majina yasiyolingana hufanya ulinganishaji kuwa mgumu.

2. Weka opening position inayoweza kuthibitishwa

Hesabu stoo uliyonayo, andika tarehe, eneo, aliyehesabu na njia iliyotumika.

Usibuni opening balance kwa sababu ya uvumi wa tarehe ya kupakia. Weka hesabu ya kimwili iliyoandikwa na ushahidi uliotumia. KRA ikichapisha mchakato maalumu wa opening stock, fuata mchakato huo na hifadhi nyaraka za kazi.

3. Rekodi bidhaa zinapowasili

Linganisha bidhaa zilizopokelewa na hati ya msambazaji, purchase record na kuingia kwenye stoo. Andika upungufu, uharibifu au delivery iliyokamilika kwa sehemu.

4. Unganisha mauzo na bidhaa zinazotoka

Hifadhi uhusiano kati ya invoice, kumbukumbu ya eTIMS, delivery note, POS na bidhaa iliyorudishwa inapohusika.

5. Dhibiti uhamisho wa matawi

Uhamisho wa ghala kwenda duka si mauzo. Andika maeneo yote mawili, kiasi, tarehe na anayewajibika.

6. Eleza returns, hasara na adjustments

Tofauti za stoo hutokea. Hatari si kila biashara kuwa na variance ya sifuri; hatari ni kutoweza kueleza tofauti hiyo.

Tumia adjustment record kwa:

  • Bidhaa zilizoharibika au zilizoisha muda
  • Wizi au hasara isiyoelezeka
  • Makosa ya kuhesabu
  • Bidhaa zilizorudishwa na wateja
  • Bidhaa zilizorudishwa kwa wasambazaji
  • Samples na stoo ya matangazo
  • Bidhaa zilizotumiwa ndani ya biashara
  • Bidhaa zilizobadilishwa wakati wa uzalishaji
  • Write-offs na utupaji

7. Fanya reconciliation mara kwa mara

Linganisha hesabu ya kimwili, ledger, mauzo, manunuzi na rekodi zinazohusiana na eTIMS. Biashara yenye mauzo mengi isisubiri mwisho wa mwaka.

Udhibiti rahisi wa reconciliation

KaguaSwaliUshahidi
Kiasi cha mwanzoKulikuwa na kiasi gani mwanzoni?Count sheet iliyosainiwa au ripoti ya mfumo
VinavyoingiaNi bidhaa gani ziliwasili?Hati za msambazaji na receiving notes
Transfers inNini kilitoka eneo lingine?Transfer note na uthibitisho wa kupokea
Mauzo/dispatchNini kilitoka kwa wateja?Sales record, eTIMS reference na dispatch note
Transfers outNi nini kilihamishwa kwenda eneo lingine?Rekodi ya uhamisho iliyoidhinishwa
Returns/adjustmentsNini kilibadilika nje ya mauzo/manunuzi?Return note, sababu na idhini
Kiasi cha mwishoNini kinapaswa kubaki?Reconciliation na physical count

Lengo ni kufanya kila mwendo uelezeke. Spreadsheet inaweza kutosha kwa shughuli ndogo ikiwa inadhibitiwa, ina nakala rudufu na inatunzwa kwa uthabiti. Shughuli kubwa inaweza kuhitaji programu ya stoo inayoweza kuunganishwa na suluhisho la KRA litakalowekwa baada ya mahitaji ya kiufundi kuchapishwa.

Uhusiano na eTIMS na returns

Mwongozo wa KRA wa eTIMS unasema eTIMS inawahusu watu wanaofanya biashara, wawe wamesajiliwa VAT au la, na unaeleza kuwa rekodi za kielektroniki husaidia katika kudai gharama za biashara na kuwasilisha returns.

Hivyo, biashara haipaswi kutumia hoja ya “sijasajiliwa VAT” kama sababu ya kupuuza rekodi za stoo na miamala. VAT na utunzaji wa rekodi ni maswali yanayohusiana lakini si kitu kimoja.

Rekodi zako zinapaswa kusaidia takwimu zinazoripotiwa katika:

  • Returns za mauzo na mapato
  • VAT returns, ikiwa biashara imesajiliwa
  • Rekodi za Turnover Tax, inapohusika
  • Hesabu za income tax
  • Nyaraka za withholding tax, inapohusika
  • Rekodi za customs na uagizaji, inapohusika

Usidhani kuwa ledger ya stoo pekee inathibitisha msimamo wa kodi. Inapaswa kuunganishwa na invoices, malipo, returns na muamala wa kibiashara ulioufanya.

Usifanye nini bado?

Usidai kuna tarehe mpya ya lazima kwa kila mtu

Notisi ya 7 Septemba inazungumzia maandalizi na mashauriano; haitoi tarehe ya jumla ya activation.

Usibuni adhabu ya stock-management

Notisi haitaji kiasi maalumu cha adhabu ya utendaji huu. Usichapishe namba bila sheria au notisi rasmi inayoiunga mkono.

Usipakie opening stock ya kubahatisha

Andaa hesabu na ushahidi, kisha subiri muundo na tarehe rasmi ya KRA.

Usinunue programu kwa madai ya muuzaji pekee

Uliza msingi rasmi wa madai ya “KRA-approved”, upeo wa integration, ulinzi wa data, backup na support.

Mpango wa maandalizi wa siku 30

Wiki ya 1: Ramani ya biashara

Orodhesha maeneo ya stoo, matawi, bidhaa, vipimo na watu wanaopokea au kutuma bidhaa.

Wiki ya 2: Safisha item master

Ondoa majina yanayojirudia, sanifisha vipimo, tambua bidhaa zisizotumika na andika conversions.

Wiki ya 3: Fanya sample reconciliation

Chagua bidhaa kadhaa na zifuatilie kutoka kupokea hadi kuuza, kuhamisha, kulipa na closing balance. Andika pengo lolote.

Wiki ya 4: Weka utaratibu

Mteue anayerekodi receipts, anayeidhinisha adjustments, anayekagua transfers na anayefanya counts. Hifadhi exception log.

Maswali ya kuuliza kwenye mashauriano ya KRA

Biashara zinapaswa kutumia mashauriano yaliyotangazwa ili kupata majibu ya kiutendaji, yakiwemo:

  1. Tarehe ya mwisho itakuwa ipi kwa kila aina ya biashara?
  2. Opening stock itaingizwa kwa njia gani?
  3. Uzalishaji, assembly, repacking na wastage vitashughulikiwaje?
  4. Goods in transit, consignment stock, samples na bidhaa zinazomilikiwa na mteja zitashughulikiwaje?
  5. Transfers za matawi na maghala zitarekodiwaje?
  6. Ni njia gani ya kusahihisha kosa?
  7. Nini kitatokea wakati mfumo haupatikani?
  8. Ni rekodi zipi zihifadhiwe na kwa muda gani?
  9. Ni msaada gani utapatikana kwa biashara ndogo na ndogo sana?
  10. Ni adhabu gani inatumika, kwa kosa gani na kuanzia tarehe ipi?

Hadi KRA ijibu maswali haya kupitia mwongozo rasmi, chapisha hitaji linalojulikana na uweke maelezo yaliyobaki kama yanayosubiri.

Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

Je, KRA imewasha stock management kwa kila biashara?

Notisi ya 7 Septemba inasema KRA inaandaa utekelezaji na mashauriano yanaanza Septemba. Haitoi tarehe ya activation kwa wote.

Je, ni kwa biashara zilizosajiliwa VAT pekee?

KRA inaeleza kuwa watu wanaofanya biashara wako ndani ya eTIMS, wawe wamesajiliwa VAT au la. Kagua shughuli zako na maelekezo ya sasa ya KRA.

Ni harakati zipi zielezwe?

Angalau ununuzi/kupokea, kuuza, kuhamisha, kurudisha, kurekebisha na kutupa. Uzalishaji uonyeshe inputs, outputs, wastage na conversion.

Je, KRA imetangaza adhabu mpya?

Notisi hii haitaji adhabu maalumu ya stock-management. Usichapishe kiasi bila chanzo rasmi.

Je, spreadsheet inatosha?

Spreadsheet iliyodhibitiwa inaweza kusaidia biashara ndogo ikiwa imehifadhiwa, inalindwa na inapatanishwa na invoices na miamala. Fuata mfumo rasmi wa KRA utakapochapishwa.

Je, nitaingiza opening stock mara moja?

Andaa hesabu ya mwanzo ya stoo na ushahidi wake, lakini usipakie takwimu za kubahatisha wala kufuata tarehe isiyo rasmi. Subiri KRA itoe muundo na tarehe ya kuanza rasmi.

Nifanye nini stoo ikitofautiana na rekodi?

Chunguza tofauti, andika sababu, idhinisha adjustment na hifadhi count sheets, returns, damage records au transfer documents.

Nitauliza wapi KRA kwa ufafanuzi?

Tumia njia rasmi za mawasiliano zilizo kwenye notisi ya KRA ya stoo, kama nambari za kituo cha mawasiliano na barua pepe iliyoonyeshwa. Usimpe mtu anayedai kutoa msaada nenosiri lako la iTax.

Hitimisho

Andaa rekodi safi na zinazoeleza kila mwendo wa stoo, lakini usidai kuwa KRA imetangaza tarehe ya jumla, schema ya mwisho au adhabu mpya hadi itoe maelekezo rasmi.

Miongozo inayohusiana

⚠️ Taarifa: Mwongozo huu ni wa elimu, si ushauri wa kisheria, kodi, ajira, au uwekezaji. Thibitisha mahitaji ya sasa na mamlaka husika au mtaalamu aliyehitimu kabla ya kuchukua hatua.

Vyanzo na rekodi ya sasisho