Kuweka Kumbukumbu za Biashara Kenya Zinazostahimili Ukaguzi wa KRA

KRA inapouliza ankara zinazounga mkono marejesho ya kodi, kumbukumbu zilizopangwa vizuri hurahisisha kufuatilia takwimu. Risiti zikiwa zimetawanyika au kukosekana, kujibu ombi kunaweza kuchukua muda zaidi na huenda ukashindwa kuthibitisha gharama ulizodai.

Kanuni kuhusu unayotakiwa kuweka ni thabiti. Sheria ya Taratibu za Kodi inaweka kipindi cha miaka mitano cha uhifadhi wa nyaraka za kodi. Sheria ya Kampuni (Companies Act) inaweka kipindi cha miaka saba cha kumbukumbu za uhasibu za kampuni, na wajibu kwa kampuni na maafisa wake kuweka kumbukumbu vizuri. Kumbukumbu muhimu zaidi ni zile zinazothibitisha mapato yako na gharama zako, kwa kuwa ndizo takwimu mbili kuu zinazokaguliwa wakati wa ukaguzi.

1. Kumbukumbu ndizo zinazoamua matokeo

Kenya inatumia mfumo wa kujitathmini. Unawasilisha ripoti yako ya kodi na mzigo wa kuonyesha jinsi ulivyofikia namba zako uko kwako. KRA inapotoa tathmini ya ziada, Kamishna anapaswa kubainisha marekebisho hayo, sheria ya kodi na sababu zake kwa maandishi chini ya vifungu 31(8) na 31(8A), lakini mzigo wa uthibitisho bado unabaki kwako chini ya kifungu 56(1) kuthibitisha kwamba namba zako zilikuwa sahihi.

Ukaguzi ni kazi ya kumbukumbu. Mkaguzi anatafuta hati inayolingana na namba kwenye ripoti. Pale hati inapoiunga mkono namba, namba inasimama. Hati inapokosekana, inakuwa vigumu kuthibitisha takwimu hiyo, na KRA inaweza kuirekebisha.

2. Sheria inakulazimisha kuweka nini

Sheria ya Taratibu za Kodi inamlazimisha mtu kuweka hati yoyote inayohitajika chini ya sheria ya kodi. Hati inapaswa kuandikwa katika lugha mojawapo rasmi, kwa njia inayofanya wajibu wa kodi wa mtu ubainike kwa urahisi. Hati inapaswa kuwekwa kwa miaka mitano kutoka mwisho wa kipindi cha ripoti ambacho hati hiyo inahusiana nacho, au kipindi kifupi kilichotajwa katika sheria ya kodi.

Ikiwa hati haijaandikwa kwa lugha rasmi, Kamishna anaweza kukuagiza ufanye tafsiri kwa gharama yako, kwa tarehe iliyotajwa katika arifa.

Orodha ya kawaida ni fupi:

3. Kanuni ya miaka mitano

Kipindi cha miaka mitano kinaanza kutoka mwisho wa kipindi cha ripoti ambacho hati inahusiana nacho. Kwa hati inayohusiana na mwaka wa mapato wa 2025, ambao unakwisha tarehe 31 Desemba 2025, miaka mitano inaanza tarehe hiyo.

Kuna mambo mawili yanayorefusha kipindi. Ikiwa hati inahusiana na tathmini iliyorekebishwa, unapaswa kuihifadhi hadi kipindi cha marekebisho zaidi kiishe chini ya kifungu 31(7). Ikiwa hati inahitajika kwa kesi iliyoanza kabla ya miaka mitano kuisha, unapaswa kuihifadhi hadi kesi hiyo ikamilike.

KRA inashikilia upande wake wa makubaliano hayo. Mamlaka inasema kwamba sheria inaruhusu kutathmini kwa kipindi cha miaka mitano, na kwamba pale penye uzembe mkubwa au wa kukusudia, ukwepaji wa kodi au udanganyifu, inaweza kurudi nyuma kwa muda wowote (Sheria ya Taratibu za Kodi, kifungu 31(4)(a)). Kanuni ya miaka mitano ni sababu ya kuweka kumbukumbu, si sababu ya kuziharibu mapema.

4. Kampuni: kanuni ya miaka saba na wajibu wa kumbukumbu za uhasibu

Kampuni ina wajibu wa pili, tofauti, chini ya Sheria ya Kampuni ya 2015. Kampuni lazima iweke kumbukumbu za uhasibu zinazofaa, na lazima ziwekwe kwa muda usiwe chini ya miaka saba kutoka tarehe ya kuundwa kwake.

Kumbukumbu zinapaswa kuonyesha na kueleza shughuli za kampuni. Zinapaswa kuweka wazi kwa usahihi wa kutosha hali ya kifedha ya kampuni, na kuwaruhusu Wakurugenzi kuhakikisha kwamba taarifa za kifedha zinazingatia sheria. Zinapaswa kuwekwa kwa mujibu wa viwango vilivyowekwa kisheria vya uhasibu vilivyotolewa na Taasisi ya Wahasibu wa Umma Walioidhinishwa wa Kenya (ICPAK).

Kampuni inayokosa kutekeleza wajibu wa kumbukumbu za uhasibu hufanya kosa, na kila afisa wa kampuni ambaye hajatimiza wajibu huo hufanya kosa. Likipatikana na hatia, shirika la biashara linakabiliwa na faini ya hadi KES 2,000,000, na mtu binafsi anakabiliwa na faini ya hadi KES 1,000,000 au kifungo cha hadi miaka miwili, au vyote viwili. Chini ya kifungu 631(2), afisa hutenda kosa tofauti akikosa kuchukua hatua zote zinazofaa kuhakikisha wajibu wa kuhifadhi kumbukumbu kwa miaka saba unatekelezwa, au akisababisha kampuni kukiuka wajibu huo kwa makusudi.

Kumbukumbu za uhasibu zinapaswa kuwekwa kwenye ofisi iliyosajiliwa ya kampuni na ziwe wazi kwa maafisa wa kampuni kuzikagua. Kuna wajibu tofauti wa kuandaa taarifa za kifedha za kila mwaka zinazotoa taswira halisi na ya haki.

5. Kumbukumbu zinazothibitisha dai la gharama

Tangu eTIMS, ankara ndiyo nguzo kuu. Kuanzia tarehe 1 Januari 2026, mapato pamoja na gharama zilizotangazwa katika ripoti huthibitishwa dhidi ya vyanzo vya kielektroniki pale ripoti inapowasilishwa. KRA huthibitisha mapato na gharama yaliyotangazwa dhidi ya vyanzo vitatu: data ya TIMS/eTIMS, kiasi cha mapato kamili (gross) kinachohusiana na rekodi za kodi ya zuio ya mapato (Withholding Income Tax gross), na rekodi za uagizaji kutoka Forodha.

Gharama bila ankara sahihi ya eTIMS iko katika hatari ya kutokubaliwa. Kwa kampuni mkazi, gharama inayokataliwa huongeza faida inayotozwa kodi, ambayo kwa kawaida hutozwa kwa asilimia thelathini. Biashara nyingine hutumia mfumo wake unaohusika wa kodi. Biashara inayolipa kodi ya mauzo (Turnover Tax, TOT) haipunguzi gharama wakati wa kuhesabu kodi hiyo, kwa hivyo kukataliwa kwa gharama haiwezi kutokea.

KRA imeweka nafasi kwa gharama ambazo haziwezi kuungwa mkono na ankara ya eTIMS, ikijumuisha mishahara na ujira, uagizaji wa bidhaa, tiketi za ndege za abiria, makato ya uwekezaji, riba, ada za taasisi za kifedha, gharama zinazotozwa kodi ya zuio ambayo ni kodi ya mwisho, na huduma zinazotolewa na mtu asiye mkazi wa Kenya na asiye na kituo cha kudumu nchini Kenya. Pale msambazaji asipokuwa kwenye eTIMS, unapakia orodha ya gharama zisizo za eTIMS kwenye iTax na kudai gharama hiyo mara tu unapoipakia, bila kusubiri idhini ya KRA. Weka jina la msambazaji, KRA PIN, tarehe, kiasi na maelezo ya bidhaa au huduma.

6. Kumbukumbu za mshahara

Mwajiri huweka kumbukumbu za mishahara ambazo huambatana na wajibu maalum wa kisheria. Kumbukumbu hizo zinapaswa kuthibitisha makato ya PAYE, NSSF, SHIF, Tozo ya Nyumba za Bei Nafuu, NITA na HELB. Pamoja na hayo, zinapaswa kujumuisha hati za malipo (payslips), majedwali ya hesabu za kisheria, stakabadhi za uthibitisho wa malipo ya benki na uthibitisho wa uwasilishaji wa iTax.

Kanuni ya kodi ya miaka mitano ya uhifadhi pia inatumika kwa kumbukumbu za mshahara. Ukaguzi wa kazi au wa kodi pia utahitaji kumbukumbu ya maandishi ya wafanyakazi wote walioajiriwa chini ya mkataba wa ajira. Ukaguzi huo utadai pia maelezo ya maandishi ya kila mkataba, ambayo Sheria ya Ajira inamwagiza mwajiri kumpatia mfanyakazi ndani ya miezi miwili baada ya ajira kuanza, kwa mikataba ya maandishi inayohusika chini ya vifungu 9 na 10. Maelezo ya maandishi yana wajibu wake wa uhifadhi: kifungu 10(6) cha Sheria ya Ajira kinamwagiza mwajiri kuyahifadhi kwa miaka mitano baada ya ajira kuisha. Hifadhi hati hadi kila kipindi cha uhifadhi kinachoitumika kiishe.

7. Gharama za kutotimiza wajibu

Sheria ya Taratibu za Kodi inaweka adhabu ya kukosa kuweka, kuhifadhi au kudumisha hati inayohitajika chini ya sheria ya kodi, bila sababu ya kukubalika. Adhabu hiyo ni asilimia kumi ya kodi inayodaiwa kwa kipindi cha ripoti husika, au KES 100,000 iwapo hakuna kodi inayodaiwa kwa kipindi hicho.

Kukosa kuwasilisha hati isipokuwa ripoti ya kodi kwa tarehe yake huleta adhabu ya KES 1,000 kwa kila siku au sehemu ya siku ya ucheleweshaji, hadi upeo usiozidi KES 50,000. Kukosa kuweka hati ambayo sheria ya kodi inaihitaji pia ni kosa, na adhabu ya jumla kwa kosa chini ya sheria hiyo ni faini ya hadi KES 1,000,000 au kifungo cha hadi miaka mitatu, au vyote viwili. Zingatia viwango tofauti: adhabu ya kifungu 82 inatumika kukosa bila sababu ya kukubalika, huku kosa la kifungu 93 linahitaji kukosa bila udhuru unaokubalika. Mtu hawezi kupata adhabu ya kiutawala na kufunguliwa mashtaka kwa kitendo kile kile au kukosa kufanya kile kile; Kamishna huamua njia ipi itumike (kifungu 80).

Adhabu ni sehemu ndogo ya gharama. Biashara isiyoweza kutoa kumbukumbu zake huwa katika hali ngumu zaidi ya kuthibitisha takwimu ilizowasilisha.

8. Jinsi ya kuendesha vitabu ili ukaguzi uwe jambo la kawaida

Weka akaunti ya biashara tofauti. Kuchanganya pesa za kibinafsi na za biashara hufanya iwe vigumu kueleza amana zilizowekwa. KRA inaweza kutathmini kwa mujibu wa taarifa zinazopatikana pale ripoti au kumbukumbu inapokosekana.

Linganisha kila mwezi. Linganisha taarifa ya benki, kumbukumbu za mauzo, kumbukumbu za manunuzi na kumbukumbu za eTIMS angalau mara moja kwa mwezi. Kugundua tofauti kabla ya ukaguzi kunakupa muda wa kuichunguza na kuirekebisha. Wakati wa ukaguzi, tofauti isiyoelezwa inaweza kusababisha marekebisho ya kodi.

Piga skeni hati zinapofika. Risiti iliyopigwa skeni na kuwekwa siku iliyotolewa ni kumbukumbu. Risiti iliyobaki kwenye droo hadi mwisho wa mwaka ni hatari.

Tumia mfumo unaohifadhi njia ya ukaguzi. Programu si lazima iwe ghali. Inahitaji kuandika nani aliweka shughuli, lini, na hati gani inaiunga mkono.

Hifadhi nakala nje ya ofisi. Kumbukumbu zilizowekwa mahali pamoja zinaweza kupotea kwa moto, wizi au kuharibika kwa diski kuu. Nakala ya wingu ni kumbukumbu.

9. Kujiandaa kabla ya KRA kukuandikia

Fanya ukaguzi wako mara moja kwa mwaka. Chukua ripoti ya kodi ya mwisho uliyowasilisha na ufuatilie kila namba hadi kwenye hati yake. Ikiwa kuna namba yoyote isiyo na hati, rekebisha kumbukumbu au urekebishe ripoti uliyowasilisha.

Weka faili ya miaka mitano iliyosasishwa kila wakati. Usisubiri KRA iulize. Faili inapaswa kuwa kamili kila wakati, kwa kuwa ombi linaweza kufika wakati wowote.

Ombi linapofika, jibu ndani ya muda uliotajwa, na weka nakala ya kila kitu unachotuma. Ombi la nyaraka ni mwanzo wa mchakato unaoweza kuishia kwa tathmini, na kumbukumbu unazotoa wakati huo ndizo zinazoamua matokeo.

Ukweli muhimu